Jos työskentelet tapahtumien hallinnassa, tiedät, että paras tapa voittaa liiketoiminta on ammattimainen ehdotus, joka kuvaa epäilemättä, miksi olet ammattitaitoisin liiketoiminta. Hyvin kirjoitettu ehdotus auttaa sinua erottumaan tapahtumahallintayhtiöiden merestä ja näyttää potentiaalisille asiakkaille, että ymmärrät yrityksen sisäpiirit.
Miten kirjoittaa ehdotus tapahtumaan
Koska tapahtuman suunnittelu perustuu niin voimakkaasti organisaatioon ja huolelliseen suunnitteluun, tapahtumaehdotus, joka havainnollistaa ennakoivuuttasi ja kykyäsi hahmotella tapahtuman yksityiskohtia, voi voittaa työn. Ennen kuin aloitat ehdotuksesi, mieti sinua ja yrityksesi suurimpia vahvuuksia. Etsi tapa sisällyttää ne ehdotukseen.
Ehdotuksen ei pitäisi olla muodollinen kirje, vaan sen pitäisi olla yksinkertainen esitys siitä, miten asiakkaan visio toteutetaan. Paras tapa saada hyvä tunne tähän näkemykseen on tavata yksi potilaalle potentiaalisen asiakkaan kanssa ennen kuin kirjoitat ehdotuksen. Monissa tilanteissa he eivät tiedä tarkalleen, mitä he näkevät tapahtumastaan. Sen sijaan asiakkailla on usein epämääräinen tunne sellaisesta tapahtumasta, jota he haluavat, ja odottaa, että autat heitä sinne. Täällä on hyvin kauniisti muotoiltu ehdotus, jossa hahmotellaan unelma-tapahtumansa erityispiirteet.
Tapahtumien hallinnoinnissa sinun tulee sisällyttää yhteenveto asiakkaan tarpeista ja tavoitteista ehdotuksen alussa, jotta asiakas tietää, että heidät ymmärrettiin, kun tapasit. Seuraavaksi on annettava ehdotuksia ruokailusta, musiikista, paikasta tai sisustuksesta, jotka mielestänne sopivat hyvin asiakkaan ehdotuksiin. Varmista, että kaikki ehdotuksesi on asiakkaan budjetissa. Samankaltaisten menneiden tapahtumien valokuvat mukaan lukien voit mennä pitkälle niiden voittamiseksi.
Anna ehdotuksessasi yhteenveto kokemuksistasi tapahtumien suunnittelijana ja kaikilla erikoisaloillasi. Mitä tarkemmin kokemuksenne vastaa asiakkaan tarpeita, sitä suurempi on mahdollisuus nähdä arvosi ja palkata sinut.
Tapahtumasuunnittelun lainausmalli
Haluat, että tapahtumasi ehdotus sisältää luettelon tarjoamistasi palveluista. Ilmoita jokaisessa luokassa, mitä yrityksesi tekee. Sisällytä palvelusajat tapahtumapäivänä, henkilöstön määrä, jonka annat ja mitä kustannuksia on. Hajota palvelut luokkiin, kuten sisustus, catering tai viihde. Voit myös ehdottaa alihankkijoita, jotka olette työskennelleet aikaisemmin ja jotka voivat tarjota asiakkaalle erinomaista palvelua.
Muista sisällyttää ehdotuksen loppuun osa, jossa kuvataan peruutus- tai viime hetken muutosten käytäntöjä. Ilmoita tunti- tai konsultointimaksunne ja selitä, mitä palveluita nämä lisämaksut aiheuttavat sopimuksen ulkopuolelle. Selitä, kuinka kauan ehdotuksesi tiedot ovat voimassa. Muista myös sisällyttää oikeudellisia tietoja vahingoista tai vakuutuksista.
