Kun istut alas ja otat herkullisen hampurilaisen puremista, et ehkä ajattele kirjanpidon päiväkirjamerkintöjä, jotka tapahtuivat niin, että voileipä teki sen levyllesi. Aivan kuten kaikki muutkin yritykset, ravintolat ja hotellit säilyttävät joukon kirjanpitoaineistoja ja tallentavat päiväkirjamerkintöjä seuratakseen liiketoimia. Koska ravintoloiden ruokamyynti ei ole aivan sama kuin tavanomaiset tavarat, joita myydään vähittäiskaupassa ja oleskelevat hotellissa, ei ole juuri tavaroita tai palveluita, on tärkeää ymmärtää, että kirjanpito vaihtelee hieman.
Tulojen kirjaaminen
Ravintolateollisuudessa tulojen kirjaaminen on melko yksinkertaista. Sekä ravintoloissa että hotelleissa tulot ansaitsevat aterian tai hotellin oleskelun yhteydessä. On tärkeää huomata, että varaukset sisältävät usein talletuksen ensimmäisen yön yöpymisestä. Koska tätä talletusta ei ole vielä saatu, nämä talletukset eivät ole vielä tuloja. Talletuksista maksettuja maksuja pidetään laskennallisina tuloina, kunnes ne on ansaittu.
Myyntikustannukset
Hotelli- ja ravintola-alan kustannukset ovat suuret. Ruokakustannukset, riippuen ravintolan tai lomakeskuksen tyypistä, voivat olla lähes puolet yrityksen kustannuksista. Myyntikustannukset kirjataan hyväksyttyjen tulojen mukaisesti. Esimerkiksi, jos yritys palvelee elokuussa 2500 hampurilaista, jotka maksavat yritykselle 4 000 dollaria ja elokuussa tunnustivat 10 000 dollarin tulot, hampurilaishinnat tulisi tunnustaa myös elokuussa. Tämä merkintä kirjataan käteisveloituksena ja 10 000 dollarin suuruinen tulonlisäys sekä myyntikustannukset ja 4 000 dollarin luotto. Elintarvikkeet, jotka olivat valmistumattomia kuukauden lopulla, jäävät taseeseen varastoon.
Liikekulut
Yhtiön ei-vieras- ja suojelukustannukset näkyvät yhtiön toimintakuluilla. Kun toimintakustannukset syntyvät, yhtiö maksaa debitoinnin käyttökustannuksiin ja luotto käteisvaroihin tai velkoihin riippuen siitä, onko osto suoritettu käteisellä tai luotolla. Hotelli- ja ravintola-alan yhteiset toimintakustannukset ovat vuokra-, vakuutus- ja ei-asiakaspalvelukulut.
Pääomahankinnat
Aterioiden tarjoaminen tai hotellin asiakkaiden hoito vaatii yleensä kohtuullisen määrän laitteita. Teolliset liinavaatteet, liesi, sekoittimet ja tietokoneet katsotaan kaikki investoinneiksi. Nämä erät, jotka hyötyvät useammasta kuin yhdestä tilikaudesta, kirjataan veloitukseksi kiinteään omaisuuteen ja luotto käteisellä oston yhteydessä. Laitteen käyttöiän aikana erä poistetaan. Poistoerät tehdään debit- tilla poistoihin ja luotto kertyneisiin poistoihin. Kertyneet poistot ja käyttöomaisuus- tili kompensoivat toisiaan yhtiön tilinpäätöksessä, joten laitteiden arvo ilmoitetaan aina kertyneillä poistoilla vähennettynä hankintamenona.
