Pöytäkirja on yksityiskohtainen selvitys kokouksesta. Pöytäkirjat tallentavat keskusteluaiheita, tarvittavia toimia ja tehtyjä päätöksiä. Pöytäkirja varmistaa, että kokouksesta on virallista kirjaa, jossa dokumentoidaan myös, kuka oli kokouksessa ja joka oli poissa. Yleensä yksi henkilö valitaan pitämään pöytäkirja, yleensä sihteeri tai rahastonhoitaja. Jos sinulle on annettu mahdollisuus pitää pöytäkirja kokousta varten, on joitakin asioita, jotka on pidettävä mielessä, jotta voit tallentaa ne ammattimaisesti.
Tarvittavat kohteet
-
Kynä tai lyijykynä
-
Muistikirja
-
Tallennuslaite
-
Tietokone
Huomaa aika, päivämäärä ja paikka, jossa kokous pidettiin sivun yläosassa kannettavassa tietokoneessa.
Käytä tallennuslaitetta, jonka voit toistaa myöhemmin, jotta voit kirjoittaa täydellisiä minuutteja.
Luettele osallistujien nimet. Kirjoita myös niiden ihmisten nimet, joiden odotettiin olevan kokouksessa, mutta jotka ovat poissa. Saatat joutua huomaamaan, jonka poissaolo on vapautettu. Jos näin on, voit merkitä "vapautetun" suluissa henkilön nimen vieressä.
Seuraa kokouksen esityslistaa. Päätoimittajat saavat yleensä esityslistan ennen kokousta, ja se auttaa sinua tallentamaan jokaisen käsitellyn aiheen järjestyksessä.
Huomaa kunkin esityslistan aiheen tärkeimmät kohdat. Pöytäkirjoissa on otettava huomioon jokaisen esityslistan kohdalla tehdyt päätökset tai seuranta.
Lisää sana "Toimi" mihin tahansa esityslistan kohtaan, jolla on vaadittu toimenpide hallituksen jäseneltä tai osanottajalta. Kun kirjoitat muistiinpanosi, tee sana "toiminta" lihavoituna ja kursiivilla ja aseta se omaan riviinsä; Näin on helppo löytää ja auttaa pitämään kirjaa siitä, kenen pitäisi tehdä.
Kirjoita tai kirjoita mikä tahansa "Muu liiketoiminta", jos haluat merkitä aiheet, joista on keskusteltu esityslistalla lueteltujen lisäksi, ja merkitse, kuka oli vastuussa näiden asioiden tuomisesta kokoukseen.
Ilmoita pöytäkirjasi sovitun ajan, seuraavan kokouksen päivämäärä ja paikka.
Kirjaudu ulos minuuteillasi. Kirjoitettujen minuuttien viimeiseen riviin pitäisi sisältyä nimesi ja nimesi, jota edeltää lause, kuten "Minuutit tallennetaan".
vinkkejä
-
Varmista, että tallennuslaite on kytketty, täysin ladattu tai siinä on ylimääräisiä paristoja.
