Yksinkertaisimmassa muodossaan sisäinen valvonta on kaiken kaiken, mitä yrityksesi tekee riskien tunnistamiseksi ja vähentämiseksi, summa, joka on Yhdysvaltojen mukaan.Small Business Administration, kuluttaa usein noin 5 prosenttia yrityksen vuotuisesta liikevaihdosta. Vaikka kaiken kokoisilla yrityksillä on riskejä petosten, varkauksien ja yritystoiminnan väärinkäytösten varalta, pienet yritykset, joilla on puutteelliset asiakirjat, ovat usein haavoittuvampia. Dokumentointimenettelyt edistävät vahvaa sisäistä valvontaa ja ovat osa sitä.
Lisääntynyt vastuullisuus
Hyvin kehittyneet dokumentointimenettelyt vahvistavat sekä ennaltaehkäisevää että etsivä sisäistä valvontaa, mutta riittämättömät dokumentointimenettelyt ovat tärkein syy siihen, miksi jotkut yritykset eivät huomaa, että varkauksia tai petoksia esiintyy ennen kuin on liian myöhäistä, "Journal of Accountancy" toteaa. Muodolliset dokumentointimenettelyt antavat ohjeita valvonnan toteuttamiseen, ja ne lisäävät vastuullisuutta, sillä työntekijöiden on osoitettava ja todistettava, että ne yksinkertaisesti ilmoittavat, että he noudattivat sisäistä valvontaa.
Todistusarvo
Dokumentointimenettelyt luovat jäljitettäviä todisteita, mukaan lukien ne, jotka olivat mukana tehtävässä tai rahoitustapahtumassa ja milloin ja miten hän oli mukana. Voit luoda menettelytapoja, kuten ajan ja päivämäärän leimauksen, joka toimii kulissien takana, sekä asettaa dokumentointisäännöt työntekijöille seuraamaan. Molemmat ovat yhtä tärkeitä toimien rekonstruoimiseksi tapahtumien jäljittämisessä ja tarkastusreittien luomisessa. Esimerkiksi allekirjoitetut kuponkikappaleet, kopiot pienistä käteisrahahyvitystarkastuksista, työntekijän sisäänkirjautumistunnus ja tietokoneelle varatut aikaleimat antavat todistusaineistoa.
Turvallisempi tietohallinto
Todelliset tai skannatut liitetiedostot, rahoitusselvityksen alaviitteet ja tietokonetapahtumien muutosloki ovat esimerkkejä dokumentointimenettelyistä, jotka edistävät ja vahvistavat tiedonhallinnan valvontaa. Kaikki ovat hyödyllisiä asiakirjojen dokumentoimiseksi paperin tai sähköisen liiketoimintatietojen korjaamiseksi tai säätämiseksi, mikä auttaa lopulta estämään ja havaitsemaan petokset ja työntekijöiden varkaudet. Vastaava päivämäärä-aikaleima ja ennakkolupahakemukset, kuten osastopäällikön nimikirjaimet, vahvistavat entisestään tietohallinnon valvontaa.
Parempi laadunvalvonta
Sisäisen ja ulkoisen petoksen estämisen lisäksi varastojen ja varastonhallinnan dokumentointimenettelyt voivat tukea laadunvalvontaa. Näihin kuuluvat varaston työntekijöiden vaatimus laskea, tarkastaa ja dokumentoida vahingoittuneet saapuvat ja lähtevät tavarat. Petosten ja varkauksien ehkäisemiseen liittyvät menettelyt, jotka edistävät hyvää sisäistä valvontaa, sisältävät dokumentointisäännön, jonka mukaan työntekijät täyttävät, allekirjoittavat ja lähettävät valintalistan jokaiselle lähtevälle asiakastilaukselle ja merkinnälle, joka tallentaa ja tunnistaa varastotiedot, mukaan lukien kuvaukset, osanumerot, yksiköt mitat ja määrät.
