Analysoimalla vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia - kirjastoon kohdistuva SWOT --- on tärkeä osa strategista suunnittelua, joka on elintärkeää kaikenlaisten kirjastojen, myös akateemisen, julkisen ja erityisen, jatkuvalle menestykselle. Koska Koillis-Kansasin kirjastojärjestelmä havaitsi sisäisen tarkastuksen, suoritti kirjaston SWOT-analyysin "auttaa sinua keskittämään kirjaston palvelut ja ohjelmat alueille, joilla olet vahva ja missä suurimmat mahdollisuudet ovat."
vahvuudet
Kirjaston vahvuuksien, alojen, joilla se on jo onnistunut, arvioiminen sisältää henkilöstön taitojen ja osaamisen tarkastelun, ohjelmoinnin, budjetin ylläpidon ja yhteisön suhteet. Kirjaston tulevaisuuden suunnitteluun sen vahvuuksien perusteella tulisi sisältyä tapoja ylläpitää ja parantaa olemassa olevaa menestystä.
heikkoudet
Kirjaston heikkouksien analysointi tarkoittaa myös sisäisten toimintojen arviointia. G. Edward Evans ja Patricia Layzell Ward, tietojenkäsittelyn johtamisen perusteet, korostavat, että heikkoudet voivat olla samoilla alueilla kuin vahvuuksia. Kirjastojen heikkouksien huolellinen analyysi viittaa siihen, mitkä alueet on parannettava. Heikkoudet määrittelevät myös alueita, joihin on kiinnitettävä huomiota niiden heikkouksien kielteisten vaikutusten vähentämiseksi.
Mahdollisuudet
Kirjaston itsensä ulkopuolella olevia tekijöitä olisi arvioitava, jotta voidaan nähdä, mitä kirjaston hyödyksi voitaisiin toimia. Kirjaston mahdollisuudet voivat esiintyä "taloudellisessa, poliittisessa / oikeudellisessa, teknologisessa tai sosiokulttuurisessa ympäristössä", Anthony C. Danca sanoo SWOT-analyysissaan. Esimerkiksi kirjaston tärkeimmän suojelukannan korkean taloudellisen aseman tunteminen antaa väestölle, joka todennäköisesti osallistuu varainhankintaan.
uhat
Kirjastoriskien analysointi tarkoittaa myös kirjaston ulkopuolisten tekijöiden arviointia, jotka haittaavat sen menestystä. Kuten mahdollisuudet, monet uhkat johtuvat taloudellisesta ja poliittisesta ympäristöstä, Danca sanoo. Esimerkiksi talouden taantuma uhkaa vähentää julkisesti rahoitettujen kirjastojen budjetteja. Nykyisen tietämyksen säilyttäminen uhkilta mahdollistaa kirjaston hallinnon suunnitella ja toimia. Tämä alue vaatii usein huomiota, koska ulkoinen ympäristö muuttuu usein nopeasti.
Muut näkökohdat
Evans ja Ward selittävät, että vaikka kirjaston SWOT-analyysi vie huomattavasti aikaa, hyödyt ovat sen arvoista. Ne selittävät lisäksi, että analyysi edistää ajattelua suunnitteluprosessissa, joka perustuu ulkoiseen kirjastoympäristöön ja sisäisiin kirjastokykyihin. Analysointiprosessi antaa tietoa sisäisten ja ulkoisten tekijöiden nykytilasta, joista monet vaikuttavat suoraan kirjaston organisaation jatkuvaan elinkelpoisuuteen.
