Tiedot ovat ratkaisevia minkä tahansa yrityksen, joko yritysten, voittoa tavoittelemattomien, akateemisten tai hallitusten, hallinnoinnissa. Ilman sitä keskeiset hallintatoiminnot, jotka koskevat yrityksen resurssien valvontaa ja käyttöönottoa tavoitteiden saavuttamiseksi, olisivat epävarmoja, ellei mahdotonta. Mitä suurempi organisaatio on, sitä tärkeämpiä ja tarkempia tietoja koskevat vaatimukset ovat. Tietojen kerääminen, käsittely ja levittäminen johdolle on tullut kriittiseksi organisaatiotehtäväksi. Johtaminen organisaation eri tasoilla suorittaa erilaisia toimintoja, joista jokainen vaatii erilaisia tietoja. Operatiiviset ja analyyttiset tiedot ovat kaksi näistä erillisistä tyypeistä.
Hallintatoiminnot
Jokainen yritys tarvitsee jonkinlaista näkemystä siitä, mitä se on, mitä se tarkoittaa ja mihin se menee. Ylimmän johdon tehtävänä on perinteisesti tehdä tällaisia päätöksiä ja suunnitella keskipitkän ja pitkän aikavälin strategisia organisaatiota koskevia suunnitelmia, jotta se toteutuisi toivotulla tavalla kohti sen tavoitteita.
Samanaikaisesti organisaation on tuotettava ja toimitettava asiakaskunnan edellyttämät tavarat ja / tai palvelut päivittäin, viikoittain ja kuukausittain ja hallittava tätä prosessia tehokkaasti.
Strategiset tietovaatimukset
Strategisten päätösten tekemiseen tarvittavat tiedot sisältävät ennusteita organisaation palveluiden kysynnän tasojen ja tyyppien muutoksista; niiden resurssien tyyppi ja saatavuus, joita organisaatio tarvitsee tavaroidensa ja / tai palveluidensa tuottamiseksi, mukaan lukien työvoima, raaka-aineet, rahoitus, laitteet ja tilat, joista toiminta edellyttää; ja mahdolliset ulkoiset tekijät, kuten taloudelliset ennusteet ja lainsäädäntöympäristöt.
Operatiiviset tiedot
Päivittäisten organisaatiotoimintojen hallinta edellyttää tietoa siitä, mitä on toimitettava tunneittain, päivittäin, viikoittain ja kuukausittain; mitkä resurssit ovat käytettävissä vaadittavien tulosten tuottamiseksi; mitä todellisuudessa tuotetaan; ja mitä todella voidaan toimittaa, sekä tietoja, jotka mahdollistavat puutteiden tai ei-toivottujen ylijäämien korjaamisen.
Analyyttisen ja operatiivisen raportoinnin välinen ero
Analyyttinen raportointi on suunnattu ylimmän johdon strategisten ja suunnittelutoimintojen tukemiseen. Operatiivinen raportointi on suunnattu päivittäisten organisaatiotoimintojen tukemiseen.
Tätä varten analyyttinen raportointi on tarkoitettu antamaan tietoa organisaation suuresta kuvasta ja sen suunnasta, mukaan lukien historialliset tiedot, trendiennusteet ja yhteenvetotiedot, mutta ei yksityiskohtaisia tasotietoja. Toiminnallisella raportoinnilla pyritään tukemaan päätöksentekoa mahdollisesti nopeasti muuttuvassa ympäristössä, jolloin saadaan yksityiskohtainen kuva nykyisestä ja lähitulevaisuudesta siten, että yksittäisiä toimia voidaan hallita reaaliaikaisesti tai lähes reaaliajassa.
