Kokous voidaan määritellä yhteistoimintaprosessiksi, jonka tarkoituksena on vastata siihen, kuka, miksi, miten ja mitä tiettyyn tavoitteeseen. Tehokkaiden kokousten piirteisiin kuuluvat passiiviset osallistujat ja aiemmin keskusteltujen aiheiden palautuminen. Tehokkaat kokoukset ovat pääosin päinvastaisia. Tehokkaat kokoukset voivat lisätä tuottavuutta, työntekijöiden moraalia ja voittoja.
Toimia
Viisi vaihetta tehokkaiden kokousten valmisteluun ja toteuttamiseen, joita kutsutaan myös viideksi P: ksi, ovat: tarkoitus, suunnitelma, osallistujat, osallistuminen ja näkökulma, huomaa David Whetten ja Kim Cameron kirjassa "Johtamisosaamisen kehittäminen". kokous. Suunnitelma on kokouksen kulku. Osallistujat ovat osallistujia ja avustajia. Osallistuminen on tarpeen osallistujilta ja ohjaajilta. Perspektiivi on tavoite, jonka kokouksessa pyritään saavuttamaan, ja yhteenveto kokouksesta johtuvista sopimuksista.
Työkalut
Pelit ovat tehokkaimpia työkaluja onnistuneiden kokousten järjestämiseen. Suosittelemme nopeaa, edullista, mukautuvaa, matalan riskin ja osallistavaa peliä. Aivoriihi on toinen työkalu, jota käytetään tietojen keräämiseen ja ongelman tai tilanteen selittämiseen. Muita tehokkaiden kokousten välineitä ovat kyselylomakkeet, kyselyt, haastattelut ja työarkit.
Ominaisuudet
Tehokkaat kokoukset ovat kekseliäitä, osallistavia, innovatiivisia ja kiinnostavia. Ne alkavat ja päättyvät ajoissa. Joku on nimetty seuraamaan pöytäkirjoja ja esityslistaa. Ajoitettuja taukoja tapahtuu määrättyinä aikoina. Voimakkaita ja myönteisiä keskusteluja kannustetaan. Osallistujat voivat arvioida kokousta. Tehokkaat tapaamiset päättyvät ystävälliselle muistiinpanolle, jossa osallistuja on sopusoinnussa.
Taajuus ja kesto
Peter Honey kirjoittaa kirjassaan "Paranna ihmisten taitojasi", että tehokkaat kokoukset toteutetaan ihanteellisesti enintään kerran viikossa, yleensä samoille osallistujille. Menestyksekkäimmät kokoukset puretaan tunnissa, eivätkä ne yleensä ulotu kahteen tuntiin.
Merkitys
Huonosti hallinnoiduilla kokouksilla on kielteinen vaikutus työntekijöiden moraaliin, jolloin jotkut tulevat skeptisiksi ja pessimistisiksi, kun taas toiset tulevat apaattisiksi ja huomaamattomiksi. Tehokkaat tapaamiset, toteaa Barbara J. Streibel kirjasta "Managerin opas tehokkaisiin kokouksiin", joka maksaa yrityksille miljardeja dollareita vuosittain menettäneisiin mahdollisuuksiin ja menetettyyn aikaan. Ne vahingoittavat organisaation kuvaa, korostavat sen tehottomuutta ja vähentävät tuottavuutta. Tehokkaat kokoukset säilyttävät kaksi yhtiön arvokkaimmista resursseista: aikaa ja lahjakkuutta. Yhteistoiminnalliset ja tehokkaat kokoukset lisäävät työntekijöitä.
