Olipa kommunikoida työntekijöiden, myyjien tai asiakkaiden kanssa, varmista, että teet tehokkaita viestejä, on elintärkeää yrityksesi menestyksen kannalta. Jos haluat varmistaa, että yrityksesi viestintä on kohdennettu, sinun on varmistettava, että se sisältää viisi tehokkainta viestien yhteistä ominaisuutta.
Tyhjennä tarkoitus
Tehokkaisiin viesteihin sisältyy selkeä tarkoitus tiedottaa, suostutella tai tehdä yhteistyötä suunnitellun yleisön kanssa. Viesti on suunniteltava yleisön ymmärryksen, potentiaalisen reaktion ja säveltäjän suhteen. Yleensä on parasta sisällyttää vain yksi keskeinen ajatus jokaisessa viestissä, ellei ole läheisesti liittyviä kysymyksiä, jotka on käsiteltävä yhdessä. Selkeän tarkoituksen saaminen yritysviestinnässä auttaa myös määrittämään viestin toimittamiseen käytettävän välineen.
Sopivat kanavat
On myös tärkeää valita sopiva kanava viestin toimittamiseksi. Sähköpostiviestintää voidaan käyttää toimitettavaksi suurille yleisöille, kun taas kasvokkain viestintä on sopivampi pienemmille ryhmille. Muodollinen viestintä, joka tarvitsee dokumentaatiota, kuten työntekijöiden arvioita tai politiikan muutoksia, on paras kirjallisessa muodossa. Lähettäjän tehtävänä on määrittää, mikä pistorasia on sopivin tietylle viestille. Esimerkiksi yrityksen sosiaalista esittelyä esittelevä videoesitys on luovaa ja hauskaa tapaa herättää työntekijöitä, kun taas videon avulla ilmoitetaan kuolema toimitusjohtajan perheessä voi tulla tuntemattomaksi. Välineen tulisi täydentää, ei vääristää sanoman tarkoitusta.
Oikeat tiedot
Liikeviestintä edellyttää raportointitietojen korkeaa tarkkuutta. Tehokkaiden yritysviestien ominaispiirteet sisältävät selkeät päivämäärät, tosiasiat, resurssit ja aikataulut, jotka olisi tarkistettava täydellisesti ja selkeästi. Tehokkaat viestit ovat myös vapaita ammattikielestä, slangista ja "yrityksen puhumisesta". Esimerkiksi sen sijaan, että sanottaisiin, että "yhtiö hyödyntää palkkio-mahdollisuuksia laajentaa strategioita", yksinkertaistetaan sanomalla: "Tiimimme käyttää parhaita resursseja liiketoiminnan kasvattamiseksi."
Täydelliset viestit
Kirjallinen ja suullinen viestintä on tehokasta vain, kun sen viestit ovat valmiit. Liiketoimintaviestit, jotka kertovat vain osan tarinasta, ovat omiaan sekoittamaan vastaanottajia eivätkä kykene ottamaan niitä mukaan tarkoitukseen. Hyvä testi on kysyä, vastaako jokin viesti seuraaviin kysymyksiin: kuka, mitä, milloin, missä, miksi ja miten. Ainoa tapa, jolla työntekijät, myyjät tai liikekumppanit pystyvät toimimaan sanomalla, on, jos heille annetaan täysi laajuus.
Luovat ominaisuudet
Riippumatta siitä, onko yritysviestintä tarkoitettu pääomasijoittajille tai turvallisuushenkilöstölle, ihmiset kiinnittävät huomiota vain niihin, jotka kiinnostavat niitä. Tehokkaimmat viestit ovat lyhyitä, kiinnostavia ja pisteitä. Useimmat ihmiset eivät löydä jokaisen viestin mielenkiintoista, joten tehokas viestintäliiketoiminnassa tulisi olla hieman luovuutta. Yhteenveto ja tiivistävät viestit lisäävät mahdollisuutta, että heidät luetaan, ja samalla korostetaan mielenkiintoisia ideoita palautteen ja toiminnan edistämiseksi.
