Kun pyydät maksua asiakkaalta, käytetään tarkoituksenmukaisia toimenpiteitä, joiden avulla heille lähetetään tehokkaita kirjeitä. Maksua pyytäviä kirjaimia käytetään, kun asiakas ei maksa laskua eräpäivään mennessä. Mitä kauemmin asiakkaan on maksettava lasku, sitä enemmän kirjeitä yritys kirjoittaa tähän henkilöön. Maksua pyytävän kirjeen pitäisi olla kohtelias, selkeä ja sen pitäisi tarjota yksityiskohtia maksamattomasta laskusta.
Käytä yrityksen kirjepaperia, koska se sisältää kaikki organisaation yhteystiedot ja näyttää usein muodollisemmalta.
Osoita kirje. Sisällytä kirjaimen päivämäärä, jota seuraa asiakkaan nimi ja osoite. Kohdista henkilö ilmoittamalla "Hyvä", jota seuraa asiakkaan täydellinen nimi.
Ilmoita kirjeen tarkoitus. Maksupyynnön kirjeessä olisi ilmoitettava tästä tarkoituksesta selvästi kirjeen alussa. Käytä ammatillista sävyä ja pidä sanat positiivisena ja lämpimänä.
Sisällytä velan tiedot. Ilmoittakaa päivämäärä, jona tämä velka tarjottiin, alkuperäinen eräpäivä ja erääntynyt summa, mukaan lukien myöhästymismaksut. Sisällytä myös laskun numero, jotta asiakas voi löytää alkuperäisen asiakirjan helpommaksi. Monet yritykset sisältävät myös kopion alkuperäisestä laskusta tämäntyyppisessä kirjeessä. Ilmoita asiakkaalle myös korko, jolle myöhästymismaksut lasketaan.
Kysy asiakkaalta maksua. Anna asiakkaalle tietää, että myöhästymismaksuja voidaan välttää maksamalla täysi summa määrättyyn päivämäärään mennessä. Pyydä asiakasta soittaa sinulle, jos hän ei pysty suorittamaan maksua kokonaisuudessaan tähän päivään mennessä. Lisää puhelinnumerosi ja suora laajennus tarvittaessa. Sisällytä myös sähköpostiosoitteesi ja tarjoa kirjeenvaihto tällä tavalla, jos asiakas haluaa.
Kiitos asiakkaalle. Tarjoa kiitollisuutesi asiakkaalle, jos maksu on jo suoritettu ja kiitos asiakkaalle etukäteen, kun hän on lähettänyt maksun. Kerro asiakkaalle, että jos hänellä on kysyttävää, hän ei saa epäröi kutsua sinut tähän asiaan.
Kirjoita kirjain. Kirjoita kirje kirjoittamalla ”Vilpittömästi”, jota seuraa nimesi ja nimesi.
