Kaizen on japanilainen yritysfilosofia, joka pyörii jatkuvan parantamisen käsitteestä, organisaation seurannasta etukäteen asetetun tavoitteen suhteen. Vaikka jotkut kaizen-harjoittajat, kuten Masaaki Imai, ovat esittäneet konkreettisia tapoja, joilla tätä filosofiaa on sovellettu, ei ole olemassa vaiheittaista menetelmää, jossa selitetään, miten kaizen-kokous suoritetaan. Kaizen-menetelmän painopiste on pikemminkin yhteisten periaatteiden arvon - ryhmätyön, viestinnän, joustavuuden, sopeutumiskyvyn, ponnistelun ja laadun - palauttamisessa. Tämän kollektiivisen vahvistuksen kautta voidaan saavuttaa vähärasvainen tuotanto.
Määritä kokouksen tarkoitus. Kaizenissa kokoukset ovat joko hankesuunnittelua, johon sisältyy tavoitteiden asettaminen ja tehtävien jakaminen, tai projektin tarkastelu, jonka aikana tiimin jäsenet raportoivat menestyksestä ja vaikeuksista joukkueelle.
Kutsu koko joukkue kokoukseen. Älä jätä syrjäistä henkilökuntaa osallistumasta; niiden osallistuminen auttaa pitämään kaikki kollegasi silmukassa.
Kutsu hankkeen johtajia asiaan liittyvistä projekteista istumaan kokouksessasi edistämään horisontaalista integraatiota ja yhteisöä yhteisössä.
Tervetuloa osallistujia kokoukseen. Anna nimitunnisteet ja istuimen määritykset tarpeen mukaan. Muista varata paikka, joka maksimoi kasvokkain vuorovaikutuksen. Pienelle ryhmälle on paras pyöreä tai soikea pöytä.
Lähetä kokouksen tavoitteet näkyvälle paikalle. Lue tavoitteet ryhmälle ja vastaa lyhyisiin kysymyksiin, joita tarvitaan selvennykseen.
Pyydä ryhmän tietoja panoksesta. Esimerkiksi, oliko viikoittainen tavoite saavutettu tai ylitetty? Anna osallistujille useita keinoja antaa panoksensa; ideoita voidaan jakaa kädet, suulliset kommentit, kirjalliset lausunnot tai yhteisöllinen aivoriihi-kaavio.
Kerää syöttö ja aseta se ryhmälle. Älä jätä negatiivisia kommentteja pois tai korosta positiivisia. Negatiiviset kommentit voivat paljastaa, kiinnittämällä huomiota niihin alueisiin, jotka vaativat parannusta.
Aseta tai vahvista lyhyen aikavälin tavoitteet. Kirjoita muistiinpanojen muistiinpanot ja tehtävät. Anna jokaiselle osallistujalle muistikortti, joka ilmoittaa jokaiselle hänen henkilökohtaisista tavoitteistaan ja tehtävistään.
Vastaa mihin tahansa viipymiseen tai kysymykseen.
vinkkejä
-
Ohjaa kokouksen keskustelua niin, että kaikki huolenaiheet käsitellään, vaikka näkökulma hankkeen johtajana vaikeuttaa näiden huolenaiheiden oikeellisuutta.
Kaizen-prosessissa on neljä päävaihetta: käsitys, ideoiden kehittäminen, päätöksenteko ja toteutus. Kokoukset voivat tapahtua näiden lausekkeiden kohdalla ja niiden välillä ja ne voidaan räätälöidä mihin tahansa näistä prosesseista. Esimerkiksi hankkeen alussa pidetty kokous voisi keskittyä nykyisten ongelmien tarkasteluun ja yrityskulttuurin vaikutusten tarkkailuun.
