Arkistointijärjestelmät ovat vuosien mittaan kehittyneet paperityökaluista laatikoissa kehittyneisiin ohjelmistoihin, jotka tallentavat tiedostoja elektronisesti näkymättömiltä. Vaikka voit valita lajikkeen tänään, kaikissa arkistointijärjestelmissä on yksi päätavoite: tehokas tietojenkäsittely. Erilaisilla arkistointijärjestelmillä on tärkeää ottaa huomioon kunkin ominaisuus, jotta voidaan valita sopivin. Yleisimpiä arkistointijärjestelmiä on helppo toteuttaa ja ne tarjoavat tehokkaan tiedostonhallinnan.
Aakkosjärjestys
Aakkosellinen arkistointi on yleisin arkistojärjestelmä alle 5 000 tietueelle. Aakkosjärjestys on järjestelmä, jossa järjestät tiedostoja yksilöiden, yritysten, laitosten, virastojen, aiheiden, aiheiden tai maantieteellisten sijaintien mukaan sanakirjajärjestyksen mukaan. Tämä järjestelmä on tehokas asiakkaiden tai asiakkaiden nimitiedostoille. Jos käytät aiheita, käytä suhteellista indeksiä. Indeksi on luettelo aakkosjärjestyksessä kunkin aiheen esittämiseksi valituista aiheen nimistä. Viittaamalla suhteelliseen hakemistoon voit selvittää, mihin aiheen nimi tallentaa.
Numeerinen arkistointi
Aseta numeerinen arkistointijärjestelmä järjestämällä tiedostoja peräkkäin käyttäen numeroita suoraan tietueesta tai määritetystä numerosta. Useimmat järjestelmät käyttävät hakemistoa hakemaan tiedostot. Numeerinen arkistointijärjestelmä lisää tuottavuutta tiedoston nopeuttamisen ja tiedoston paikantamisen nopeuden vuoksi.Se tarjoaa myös tarkan tunnistamisen ja sallii suuremman luottamuksellisuuden. Se kykenee äärettömiin laajennuksiin ja voit käyttää sitä yli 5000 tietueeseen, toisin kuin aakkosjärjestysjärjestelmissä.
Alfa-numeerinen arkistointi
Aakkosnumeerinen arkistointi käyttää nimien ja numeroiden yhdistelmää. Yleensä käytät tällaista arkistointijärjestelmää, jossa on aiheen nimet ja numerot. Järjestä tiedostot aakkosjärjestysten tai aiheen otsikon mukaan ja sitten numeroiden mukaan. Aakkosnumeerisiin tiedostoihin on käytettävä suhteellista indeksiä. Indeksissa luetellaan kullekin aakkosjärjestykselle osoitetut numerokoodit.
Paperittomat arkistointijärjestelmät
Paperittomat arkistointijärjestelmät ovat yleistymässä monille yrityksille ja koteille. Se ratkaisee tarpeen fyysisen tallennustilan ja kadonneen tai väärin sijoitetun tiedon ongelman. Paperiton arkistointijärjestelmä mahdollistaa jaetun pääsyn useille osastoille. Vaikka jaettu käyttöoikeus mahdollistaa tilapäisen pääsyn tietueisiin, voit asettaa käyttöoikeudet joko katsella, muokata, luoda tai poistaa tiedostoja pääsyn hallitsemiseksi. Paperittomien arkistointijärjestelmien tyypit sisältävät yksinkertaisia ohjelmistoja, asiakirjapalvelimia ja asiakirjojen hallintajärjestelmiä.
