Osa johtajan tehtävistä on kurinalistaa työntekijöitä, jotka eivät noudata sääntöjä. Vaikka yksinkertainen sanallinen varoitus riittää ensimmäistä kertaa, pienet rikkomukset, vakavammat tai toistuvat rikkomukset edellyttävät dokumentoitua kirjallista varoitusta. Tämä auttaa selittämään työntekijälle, mitä hän teki väärin ja mitä häneltä odotetaan, mutta myös voit säilyttää työntekijän tiedostoa koskevan varoituksen kopion, joka saattaa olla hyödyllistä myöhemmin. Tällaisen varoituksen kirjoittaminen saattaa tuntua pelottavalta tehtävältä, mutta kirjallisella varoitusmallilla prosessi voi todella olla melko yksinkertainen.
vinkkejä
-
Kirjallisen varoituksen on noudatettava vakiomallia ja siihen on sisällyttävä sellaisia tietoja, joiden mukaan säännöt on rikottu, yksityiskohtainen kuvaus rikoksesta ja siitä, miten työntekijä tarvitsee parannusta.
Miksi käyttää kirjallista varoitusta
Kirjallinen varoitus voi olla hyödyllinen sekä työntekijälle että yritykselle. Työntekijälle varoitus voi antaa selkeitä ohjeita ja ohjeita siitä, mitä yritys odottaa häneltä ja miten parantaa hänen työnsä tehokkuuttaan, jotta vältetään lisää varoituksia. Yritykselle kirjallinen varoitus voi auttaa todistamaan, että toiminta on toteutettu, joten ongelman jatkuessa voidaan ryhtyä lisätoimenpiteisiin. Se toimii myös ongelman dokumentoinnissa, jos työntekijä myöhemmin ratkaisee jonkinlaisen oikeudellisen riidan, kuten virheellisen irtisanomisen.
Milloin näitä varoituksia käytetään
Jokaisella yrityksellä on erilaiset ongelmat eri työntekijöiden kanssa yhtiön omien sääntöjen ja siellä työskentelevien henkilöiden perusteella. Näin ollen yleisimpiä syitä, jotka työntekijät kirjoitetaan kaikilla toimialoilla, on liiallinen tyhmyys.
Yleensä työntekijälle lähetetään varoitusviesti suullisen varoituksen antamisen jälkeen, mutta näin ei aina ole. Jos tapahtui vakava kertaluonteinen rikkomus, on järkevää ohittaa suullinen varoitus ja saada välittömästi kirjallinen varoitus, joka voi mennä työntekijän tiedostoon. On syytä huomata, että kaikki suulliset varoitukset on dokumentoitava sen jälkeen, kun varoitus on otettu huomioon, mukaan lukien varoituksen aika ja päivämäärä, ja ne olisi merkittävä työntekijän tiedostoon, jotta ei ole sekaannusta siitä, onko työntekijä ollut varoitettu. erityinen ongelma.
Käyttämällä rikosilmoitusta
On hyvä ajatus etsiä malleja sekä kirjalliseen varoitukseen että työntekijän kurinalaisuuteen, ennen kuin tarvitset niitä. Nämä olisi räätälöitävä yrityksellesi ja valmisteltava käytettäviksi ennen kuin kirjoitat työntekijän. Jokaisen työntekijän, joka saa varoitus- tai kurinalaisuutta koskevan ilmoituksen, tulisi saada sama lomake, joka on täytetty dokumentoidun ongelman kannalta merkityksellisillä tiedoilla. Näin varmistetaan, että kaikkia työntekijöitä kohdellaan oikeudenmukaisesti ja tasapuolisesti.
Täytä aina jokainen aihio esipainetulle varoituslomakkeelle.Jos jotain ei sovelleta, voit kirjoittaa "N / A", joten on selvää, että sitä ei voitu soveltaa ja että et ollut laiminlyönyt täyttämään lomaketta. Jos kirjoitat kirjeen käyttämällä mallia, sinun ei tarvitse tehdä tätä, mutta kirjoita kirje huolellisesti niin paljon kuin mahdollista. Näiden toimenpiteiden toteuttaminen voi suojata sinua, jos myöhemmin ilmenee oikeudellisia ongelmia. Tästä syystä käytä aina muodollista kieltä ja välttää lyhytnäkemyksen tai ammattikieltä.
Vaikka sinun pitäisi työskennellä mallin kanssa, rangaistuskirjeessä käytettävä erityinen sävy vaihtelee rikkomisen vakavuuden mukaan. Jos esimerkiksi työntekijä oli myöhässä muutaman kerran, voit keskittyä vain korjaamaan käyttäytymistä ja asettamaan positiivisemman sävyn rohkaisemaan häntä näyttämään ajoissa. Jos työntekijä kiroaa asiakkaalle, kannattaa kuitenkin saada paljon vakavampi sävy, jossa keskitytään mahdollisiin rangaistuksiin, jos hän joutuisi tekemään virheen.
Anna kirje työntekijälle henkilökohtaisesti, ei sähköpostitse eikä vain jättämällä se työntekijän työpöydälle. Voit halutessasi olla todistajan läsnäoloa, mutta älä käsittele asiaa julkisesti muun henkilöstön edessä. Tämä voi olla vaikeaa ja epämiellyttävää, mutta on tärkeää. Itse asiassa voi olla hyödyllistä puhua työntekijälle tilanteesta, koska hän voi uskoa, että kirje kuulostaa enemmän tai vähemmän tiukalta kuin mitä olet aikonut olla, ja jopa läsnäolo voi auttaa korostamaan ääntä, jonka aiotte ottaa kirjeessä. Saatat pehmentää kirjeen iskuja tarjoamalla työntekijälle positiivista palautetta, mutta älä koskaan tee sitä, jos se aiheuttaa sekaannusta antamasi varoituksen vakavuudesta.
Hanki aina allekirjoitus työntekijältä, kun olet läsnä. Jos hän kieltäytyy allekirjoittamasta sitä, pyydä häntä allekirjoittamaan kirjeen, jossa ilmoitetaan kieltäytyneen allekirjoittamasta varoitusta. Pidä allekirjoitettu kopio työntekijän ennätyksestä. Jos työntekijä allekirjoitti kirjeen, jossa todetaan, että hän kieltäytyy allekirjoittamasta varoitusta, ne on liitetty tähän kirjeeseen. Anna myös kopio työntekijälle hänen tietueistaan.
Työntekijöiden kirjausesimerkki
Kirjallisen varoituskirjeen pitäisi alkaa perustavanlaatuisilla muodollisuuksilla, kuten aihe, päivämäärä, aika, nimesi, työnimike, työntekijän nimi ja työnimike sekä muiden henkilöiden nimet, jotka saavat muistion kopion. Saatat haluta sisällyttää yrityksen logon lomakkeen yläosaan, mutta tämä on valinnainen.
Jos sinulla on työntekijän käsikirja, sinun on ensin ilmoitettava, mikä osa yrityksen toimintaperiaatteista on rikottu. Voit joko kirjoittaa tietyn politiikan tai yksinkertaisesti lisätä viittauksen käsikirjan asianmukaiseen osaan. Jos sinulla ei ole käsikirjaa, kirjoita vain lyhyt yhteenveto sovellettavista yhtiöjärjestyksistä.
Sisällytä, onko tämä ensimmäinen tai viimeinen varoitus, ja jos se on vakava rikkomus, huomaa tämä myös. Varoituksessa pitäisi olla aikaraja, joka tarkoittaa, että jos riittävästi aikaa kuluu, varoitus poistetaan työntekijän tietueesta eikä sitä lasketa ennakkovaroituksena. Toisin sanoen edellistä kirjallista varoitusta tardinessa ei pitäisi laskea työntekijää vastaan, jos hän alkaa tulla kolmen vuoden kuluttua. Kirjeen tulisi silti jäädä työntekijän henkilöstötiedostoon viitteeksi. Yleensä ensimmäisen varoituksen pitäisi kestää kuusi kuukautta, vakavan rikoksen pitäisi kestää kahdeksan kuukautta ja viimeinen varoitus kestää yhden vuoden, mutta tämä voi vaihdella yrityksen käytäntöjen mukaan.
Seuraavaksi kuvaile tarkalleen, mitä tapahtui mahdollisimman yksityiskohtaisesti, mukaan lukien päivämäärä, aika ja kaikkien mukana olevien henkilöiden nimet. Älä sisällä subjektiivisia yksityiskohtia, kuten sanoa, että työntekijä oli tarkoituksenmukaista toiselle työntekijälle. Sen sijaan täsmentäkää täsmälleen, mitä työntekijä teki, mitä voitaisiin tulkita olevan keskiarvo. Voit halutessasi kirjoittaa tapahtumien kuvauksen, työntekijän kuvauksen tapahtumista ja todistajien kuvaukset tapahtumista, jos nämä tilit vaihtelevat. Jos käytät esipainettua lomaketta ja ei ole tarpeeksi tilaa kaikkien asiaankuuluvien tietojen kirjoittamiseen, on OK kiinnittää tarvittaessa toinen paperi.
Noudata työntekijän käyttäytymisen muutosten yksityiskohtia ja sitä, miten pian hänen pitäisi tehdä muutoksia, jotta työntekijä paranisi. Noudata tätä tarkasti yksityiskohtaisia tietoja siitä, mitä seurauksia seurauksena on, jos hän ei korjaa käyttäytymistään. Muista, että kirjallinen varoitus ei ole kurinpitotoimenpide, joten muista ilmoittaa, mitä kurinpitotoimia tapahtuu, jos ongelma jatkuu. Lopuksi allekirjoita ja päivitä kirje, lähetä se työntekijälle ja pyydä häntä ja kokouksen todistajia allekirjoittamaan ja allekirjoittamaan sen.
