Liiketoimintamuodon kirjoittaminen poikkeaa muista kirjoitustyypeistä. Suuntaviivat ovat jäykempiä, ja kirjoittamasi tyyli on yleensä ennalta määritelty. Tavoitteena liiketyyliin kirjoitettaessa on aina näyttää ammattimaiselta. Suuri osa kirjoituksesta on olemassa oleville tai mahdollisille asiakkaille, työtovereille tai esimiehille. Osa näistä asiakirjoista voi vaikuttaa siihen, miten hyvin sinä tai yrityksesi toimii, joten ohjeiden noudattaminen on välttämätöntä.
Käytä lohkoa, muokattua lohkoa tai puolilohkoa, kun kirjoitat liikekirjan. Lohkomuoto on yleisimmin käytetty. Tässä muodossa kaikki on jätetty perustelluksi ja yksitietäiseksi, lukuun ottamatta kappaleiden välistä kaksinkertaista tilaa.
Kirjoita asiakirja yleisölle. Keskity omiin tarpeisiinsa ja etuihinsa. Mieti, mitä lukijoiden on tiedettävä, ja määrittele sopiva tapa välittää tiedot kyseisille lukijoille.
Käytä virallista ääntä kirjoittaessasi esimiehille tai asiakkaille. Käytä vain epävirallista ääntä muistiinpanoihin tai sähköpostiviesteihin työtovereille.
Korosta positiivista tietoa ja keskity lukijan etuihin. Tämä on erityisen tärkeää, kun kirjoitat kirjeen, joka sisältää negatiivisen viestin.
Kirjoita selkeästi ja lyhyesti. Voit tehdä tämän pitämällä kappaleen lyhyet, ilmoittamalla tärkeät tiedot asiakirjan alussa ja kohdissa ja käyttämällä luetteloita mahdollisuuksien mukaan. Tämä auttaa lukijoita, jotka yleensä painavat aikaa, löytämään tärkeät tiedot, vaikka he vain ohittavat asiakirjan.
Selvitä asiakirjasi varmistaaksesi, että asiakirjassa ei ole kirjoitusvirheitä, kielioppi- ja välimerkintävirheitä. Kaikki kirjoituksessa tehdyt virheet saattavat näyttää teiltä epätarkoituksenmukaisia tai huolimattomia.
vinkkejä
-
Yleensä on hyvä käyttää sanoja "I" ja "sinä" liiketoiminta-asiakirjassa. Käytä kuitenkin varovaisuutta, kun käytät sanaa "me", koska tämä muuttaa sanojasi koko yrityksenä.
Käytä aina kaksoispisteitä, ei pilkkuja, liikekirjeessä olevan tervehdyksen jälkeen.
