Vuosikirjan ottaminen yhdessä vie aikaa ja rahaa. Siksi monet esikunnat etsivät yritysten mainontaa, varainkeräyksiä ja sponsoreita auttamaan henkilöstön taloudellisia tarpeita. Sponsorit voivat olla olennainen osa vuosikirjan rahoitusta, mutta on hyvä idea tutkia mahdollisia sponsoreita ennen kuin otat heidät yhteyttä pyytääkseen taloudellista tukea. Hyvät yhteydet voivat olla vuosikirjan henkilöstön vanhempia, koulun tiedekuntaa ja henkilökunnan jäseniä tai yhteisön jäseniä, kuten yritysten omistajia.
Varhainen suunnittelu
Ennen kuin kirjoitat, tapaa henkilöstö ja arvioi taloudelliset tarpeet. Useimmat esikunnat kokoontuvat loppukesällä, ennen kuin kouluvuosi alkaa, tekemään luettelon rahoitustarpeista. Tarkastellaan esimerkiksi vuosikirjan leiriä, päivän tapahtumia tai henkilökunnan T-paitoja. Nämä kaikki maksavat rahaa vuosikirjan julkaisemisen todellisten kustannusten lisäksi. Kun luettelo ja budjetti ovat kunnossa, aja paikalle tai etsi Internetistä paikallisia yrityksiä sponsoroimaan vuosikirjasi ja tukemaan taloudellisesti tarpeitasi. Henkilökunta voi lähettää lähettäjiä koulun vanhemmille ja henkilökunnalle, mutta on hyvä ajatus pitää sponsorointikirjeet henkilökohtaisina.
Tervehdykset ja esittelyt
Jokainen suuri kirje alkaa kohtelias tervehdys ja esittely siitä, kuka olet. Jos kohdennat tiettyyn liiketoimintaan, tee tutkimus ja lähetä kirje kyseisen yrityksen johtajalle tai omistajalle. Rahoitusapua tai sponsorointia pyydettäessä on tärkeää tehdä siitä mahdollisimman henkilökohtainen. Tervehdyksen jälkeen on aika esitellä itsesi, vuosikirjan henkilökunta ja edustamasi koulu. Et halua päästä pyyntöön vielä; puhu vain siitä, kuka olet. Tämä voi olla hyvä hetki mainita roolisi yhteisössä, kaikki vuosikirjan voitot tai kirjan mahdollinen teema.
Selkeät aikomukset
Esittelyn jälkeen pääset kirjaimen tarkoitukseen. Kerro heille, mitä tarvitset ja mitä aiot tehdä rahan kanssa. Voit halutessasi ehdottaa lahjoituksen tiettyjä määriä, kuten 20 dollaria, 50 dollaria, 100 dollaria tai 200 dollaria. On hyödyllistä mainita heidän lahjansa hyödyt, kuten verovähennykset ja apu henkilöstölle ja yhteisölle. Voit myös mainita, miten aiotte kunnioittaa heidän lahjoituksiaan, kuten antaa heille pienen plakin, jonka avulla voit näyttää tai tarjota tilaa vuosikirjastasi mainostamaan liiketoimintaansa.
Kiitos ja seuranta
Kirjeesi viimeisessä kappaleessa on annettava yhteystietosi, mukaan lukien paras aika tavoittaa sinut. Sisällytä rivi tai kaksi, joka osoittaa myös, kun aiot ottaa yhteyttä niihin, jos et kuule takaisin.Henkilöstöstä riippuen voit ottaa yhteyttä niihin puhelimitse, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti, mutta varmista, että he tietävät, milloin ja miten he eivät ole yllättyneitä. Lopuksi, kiitä heitä heidän ajastaan ja harkinnastaan ja mainitse, että arvostat sitä, mitä he tekevät yhteisösi puolesta. Allekirjoita kirjain, jossa on nimesi, jonka jälkeen seuraa henkilökunnan ja koulun nimi, vaikka jotkut esikunnat uskovat, että koko ryhmä allekirjoittaa kirjeen henkilökohtaisemmin.
