Liiketoiminnan ja tieteen yhteinen viestintämuoto on raportin kirjoittaminen. Liiketoiminta- ja teknisten raporttien kirjoittaminen edellyttää kirjallista ja organisatorista taitoa, tutkimusvalmiuksia ja kykyä tulkita tietoja ja esittää sitä tavalla, jota asiantuntijat voivat arvostaa vielä kerran, kun maallikko ymmärtää. Liiketoiminta- ja teknisissä raporteissa on monia samoja elementtejä, joten pääasiallinen ero liiketoimintaraporttien ja teknisten raporttien välillä on yleensä aihe.
Määritä yleisösi ja miten yrityksesi ja tekniset tiedot levitetään. Olitpa kirjoittamassa asiantuntijaryhmälle tai jakanut yrityksesi asiantuntemusta ryhmän opiskelijoiden kanssa, tietäen, että yleisösi auttaa rakentamaan informatiivista, hyvin vastaanotettua raporttia. Päätä, onko raportti vain kirjallinen viestintämuoto tai multimediaesitys. Jos käytät tekniikkaa, joka hyödyttää esittelyä, sisällyttäkää kaikin keinoin kaavioita, dioja, videota tai muita tapoja havainnollistaa raporttisi joitakin kohtia.
Tee tutkimusta liiketoimintaraporttien ja teknisten raporttien tyypeistä. Tarkista esimerkkiraportit ja mallit, jotta voit tutustua oman liiketoimintasi viestinnässä odotettavissa olevaan tietotyyppiin.
Kuvaile aiheesi ja sisällyttäkää osa-aiheita, jotka auttavat tutkimusprosessissa. Valmistele ääriviivat, jotta voit keskittyä jokaiseen osaan ja auttaa välttämään mutkittelua, mikä voi tuottaa epäjohdonmukaisen esityksen. Tyypillisiä liiketoiminta- tai teknisiä raportteja ovat seuraavat osat: johdanto; pätevyys ja aiheen tausta; tutkimustiedot; päätelmiä; ja tulevia näkökohtia.
Luo yrityksesi tai teknisen raportin ensimmäinen aineellinen osa. Aloita kuvaamalla pätevyytesi, kiinnostuksesi ja syyt, miksi tietosi ovat arvokkaita. Selitä, miten yleisösi voi käyttää tietojasi tai miten tietojasi tulisi tulkita. Et kerro yleisölle, miten havaitset havaintojasi tai miten muodostat mielipiteitä raportistasi. Sen sijaan raporttisi pitäisi aloittaa tietojesi yhteydessä. Esimerkiksi, jos kirjoitat etätyöhön liittyvistä työpaikkakehityksistä, selitä, miten yritykset voivat käyttää havaintojasi etäkäyttösovellusten laatimiseen.
Kokoa tutkimustulokset ja tiedot. Tutkimuksen järjestäminen on erittäin tärkeää, koska yleisösi kyseenalaistaa asiantuntemuksenne, jos esität epäluotettavia, vanhentuneita tai virheellisiä tuloksia. Varmista, että tiedot ovat erityisen tärkeitä aiheellesi ja muokkaa sitä ymmärrettävällä tavalla.Jollei yleisösi ole vain asiantuntijoita, joilla on syvällinen teknisen ja liike-elämän kielen taito, pidä tutkimuksesi yksinkertaisina. Korvaa ammattikieltä, jonka sanat ovat tuttuja, ja tiivistää tutkimuksesi kiinnostavalla tavalla.
Valmistele keskustelu havainnoistasi, mukaan lukien johtopäätökset ja ehdotetut keinot sisällyttää raporttisi liiketoiminta- tai teknisiin prosesseihin. Ilmoittakaa hajauttamattomat havainnot innovatiivisella ja luovalla tavalla. Liiketoiminta- ja tekniset raportit ovat joskus maine siitä, että ne ovat pysyviä ja konservatiivisia. Voit inspiroida raporttisi luovaa käyttöä osoittamalla tietoja, joita eteenpäin suuntautuva yleisö voi käyttää.
Kokoa asiakirjan osat loogisessa järjestyksessä. Kirjoita lyhyt esittely sen jälkeen, kun olet suorittanut jokaisen osion - usein on helpompi säveltää esittely, kun sinulla on mahdollisuus tarkastella yleistä luonnosta. Sinun käyttöönoton pitäisi olla tiivis - esittelynne tarkoituksena on yksinkertaisesti tarjota yleisölle vilkaisu yrityksesi tai teknisen raportin aiheesta.
Anna itsellesi aikaa tarkistaa ja muokata raporttiasi. On hyvä ajatus laittaa raportti syrjään ja palata siihen päivässä tai kahdesti myöhemmin tuoreella silmäjoukolla. Pyydä kollegaa tarkistamaan luonnos, jos mahdollista. Sisällytä kaikki ehdotuksesi, jotka lisäävät tietojen luotettavuutta ja käytettävyyttä.
