Paras tapa pyytää organisaation lahjoituksia on kysyä ihmisiltä henkilökohtaisesti. Jos et voi lähettää työntekijöitä seisomaan paikallisen supermarketin eteen tai mennä ovelle ovelle, seuraava paras vaihtoehto on kirjoittaa kirjeitä, jotka selittävät syytäsi ja pyytävät henkilökohtaisesti lahjoituksia. Aivan kuten mitä tahansa myyntikirjettä, lahjoituskirjeenne on kiinnitettävä yleisön kiinnostus ja saatava myötätuntoa tai he eivät jatka kirjeen lukemista tai lahjoittaa asiaa.
Aloita kirje kirjoittamalla päivämäärä. Ohita välilyönti ja kirjoita vastaanottajan nimi ja osoite eri riveille. Ohita ylimääräinen rivi ja kirjoita "Dear Mr./Ms. (Sukunimi)", jota seuraa kaksoispiste. Jos sinulla on postituslista, kirjoita tekstinkäsittelyohjelmasi yhdistämistoiminnon avulla vastaanottajan nimi ja osoite sisäiseen osoitteeseen sekä tervehdyksen nimi.
Aloita kirje yllättävällä tosiseikalla tai tilastolla tai muu lausunto, joka vie välittömästi lukijan huomion. Jos esimerkiksi kirjoitat kirjeen, jossa pyydetään lahjoituksia keitto-keittiölle, joka palvelee alueperheitä, voit kirjoittaa: "Tiesitkö, että jokainen kuudes lapsemme kaupungissa nälkäisee joka ilta?" Monet lukijat yllättyvät tästä lausunnosta ja jatkavat kirjeen lukemista.
Selitä ohjelma ja mitä teet. Anna konkreettisia ja konkreettisia esimerkkejä siitä, miten ohjelma auttaa toisia tai suorittaa tehtävänsä, jotta vastaanottaja voi nähdä, miten heidän rahojaan käytetään. Jos rahat hyödyttäisivät osittain organisaatiota, selitä, kuinka paljon heidän lahjoituksensa siirtyisi syyhyn ja kuinka paljon se menisi yleiskustannuksiin, kuten hallinnollisiin maksuihin.
Kysy tiettyä rahaa. Jos yleisösi ei ole varakas tai jos tarvitset vain vähän rahaa monilta lahjoittajilta, jotta saat syytäsi, pyydä pieni rahamäärä, kuten 5,00 dollaria, ja ehdottaa, että lukija voi halutessaan lahjoittaa enemmän. Kirjeen vastaanottajat lahjoittavat todennäköisemmin lahjoituksia, jos pyydät kohtuullista määrää rahaa, jota useimmat ihmiset voivat varaa.
Sulje kirjeesi toistamalla pyyntösi apua ja lahjoitusten tarve. Ehdota, kuinka pieni lahjoitus voi vaikuttaa, ja kerro heille, miten lahjoittaa.
Kirjoita "Vilpittömästi" ja ohita kolme riviväliä. Kirjoita täydellinen nimi ja nimi. Tulosta kirjeenne organisaation kirjelomakkeeseen ja kirjoita jokainen kirjainne kirjoitetun nimen yläpuolelle. Jos lähetät liian monta kirjainta allekirjoittamaan yksilöllisesti, kirjoita allekirjoituksen graafinen kirjainlomakkeeseen tai kirjoita siihen allekirjoitus.
