Vaikka kirjallisella viestinnällä on useita ilmeisiä etuja suulliseen viestintään, kuten yksiselitteisyys merkityksessä, helppo kopiointi ja pysyvyys, kirjallinen viestintä ei ole aina paras valinta liike-, akateemiseen tai henkilökohtaiseen viestintään. Kirjallisen viestinnän haittojen ymmärtäminen määrittää parhaat viestintätavat mihin tahansa tilanteeseen.
persoonattomuuden
Kirjallinen viestintä on vähemmän henkilökohtainen kuin suullinen viestintä, mikä tekee siitä vähemmän ihanteellisen emotionaalisia viestejä varten. Esimerkiksi useimmat ihmiset kokevat, että tärkeitä uutisia, kuten potkut, edistäminen, suhteiden päättäminen tai avioliiton ehdottaminen, olisi ilmoitettava henkilökohtaisesti. Viestintä kirjeen tai sähköpostin välityksellä on myös vähemmän tehokas kuin henkilökohtainen viestintä henkilökohtaisten suhteiden rakentamisessa.
Mahdollinen viestintä
Kirjallinen viestintä ei sisällä ääni- tai kasvojulkaisun vivahteita, mikä tekee virheellisyydestä todennäköisemmän. Huumoria ja sarkasmia on erityisen vaikea välittää kirjallisessa viestinnässä, ja niitä voidaan tulkita loukkauksiksi. Tämä pakottaa ihmiset kirjoittamaan enemmän muodollista, vakavampaa sävyä, mikä edistää kirjallisen viestinnän persoonallisuutta.
Hetkisen palautteen puuttuminen
Suullinen viestintä tuottaa yleensä hetkellistä sanallista ja ei-sanallista palautetta, joka usein kertoo puhujan seuraavista huomautuksista. Kirjallisessa viestinnässä ei ole tätä tärkeää elementtiä, ja jopa joidenkin digitaalisen viestinnän, kuten tekstiviestien tai pikaviestien muodossa, kirjallisissa vastauksissa puuttuu suullisen viestinnän spontaanisuus. Kirjallista viestintää ei voida välittömästi mukauttaa yleisön tarpeisiin, selvittää kysymystä tai vastata kiistelyyn. Lisäksi jos väärinkäsittely tapahtuu, kirjoittaja ei välttämättä tiedä siitä ajoissa korjataakseen sen.
Kustannukset, materiaalit ja varastointi
Kirjallinen viestintä kestää usein kauemmin kuin suullinen viestintä, joten se voi olla kalliimpaa yrityksille. Lisäksi kirjalliset viestit vaativat tulostimia, mustetta ja paperia ja vievät myös säilytystilaa.Monissa tapauksissa on myös tallennettava sähköistä viestintää, vaikka tällaisen tallennuksen kustannukset ovat tilaa ja kustannuksia huomattavasti pienemmät kuin kopiointitallennuksissa. Olipa kopio tai elektroninen tallennettu materiaali vahingossa menetetty tai tuhoutunut.
vastuu
Kirjallisen viestinnän pysyvyys voi aiheuttaa vastuuongelman. Esimerkiksi, kun puhutut huomautukset on helppo unohtaa, sähköpostiviestejä, muistioita ja muita asiakirjoja voidaan käyttää todisteina tuomioistuimessa jopa vuosien kuluttua niiden kirjoittamisesta. Lisäksi kirjallisen viestinnän helppo kopiointi tekee siitä riskialttiimman; vaikka puhuttu off-color-vitsi voi loukata muutamia ihmisiä, esimerkiksi epäsopiva sähköposti voidaan välittää välittömästi tuhansille vastaanottajille.
