On aikoja, jolloin sinun on muutettava työntekijän toimenkuvausta tai silloin, kun sinun täytyy määrittää tietty työtehtävä työntekijälle erityishankkeeseen tai rajalliseen aikaan, kuten toisen työntekijän lomapäivään tai poissaoloon. Olosuhteista riippumatta viestintä on tärkeä osa työn tekemistä. Viestintä voi tehdä eron erinomaisen suorituskyvyn ja epätäydellisen työn välillä.
Selvitä syyt, joiden vuoksi työntekijät määrittävät työn. Työn määritysprosessi on erilainen työn kuvauksen uudelleensuunnitteluun kuin se on tehtävien määrittäminen tiimihankkeelle. Tehtävän kuvauksen uudelleensuunnittelu on suhteellisen helppoa, koska sinulla on tyhjä kangas, josta voit aloittaa tehtävien määrittämisen. Esimerkiksi, jos sinun täytyy määrittää työ johtoryhmän avustajalle, suorita tutkimuksia avustajan tavanomaisista tehtävistä ylemmälle johdolle. Toisaalta, jos tiimi työskentelee tietyn projektin parissa, määritä, mitkä tehtävät ovat osa koko projektia ja määrittele käytettävissä olevat työntekijäresurssit.
Varastoi työntekijöiden taidot, kokemukset ja valmiudet. Lisäksi kysy työntekijöiltä heidän aiempaa työkokemustaan ja uran etujaan. Naisten tiedotusvälineiden mukaan delegointi vaatii huomion työntekijän taitosjoukkoon. Siinä todetaan: "Varmista, että lähetät henkilön, joka voi suorittaa tehtävän onnistuneesti." Tämä on tilaisuutesi motivoida työntekijöitä, jotka haluavat osoittaa kykyjään ja parantaa arvoa organisaatiolle.
Luo luettelo tehtävistä. Voit tarkistaa, kuka on vaadittavat taidot työn suorittamiseen. Jos sinulla on kaksi tai useampia työntekijöitä, jotka ovat yhtä päteviä ja jotka ovat kiinnostuneita suorittamaan saman työn, suunnittele tapa jakaa tehtävät siten, että yksi työntekijä ei ole etusijalla.Jos työntekijöiden pätevyydessä on vain vähäisiä eroja, harkitse sen myöntämistä pätevimmälle työntekijälle ja nimeämällä varajäsen, jos yksi työntekijä yksin ei pysty suorittamaan tehtävää.
Kehitetään viestintämenetelmä, joka selittää määritetyn työn, tarvittavan pätevyyden ja odotukset. Tämä on tärkein askel tehtävien määrittämisessä, joten viestisi on oltava selkeä ja siinä on käsiteltävä kaikkia työn osia. Odotetut tulokset ja työn odotukset ovat osa suorituskykyäsi. Suorituskykystandardit ovat mittauksia, joita käytät suorituskyvyn arvioinnissa. Näytteen suorituskykystandardi määritetylle työlle voisi olla "Käytä Microsoft Accessia syöttämään 100 myyntitietoa viikossa vähintään 98 prosentin tarkkuudella." Käyttämällä tätä esimerkkiä olet määrittänyt uuden tehtävän ja laatinut suorituskykytandardin, joka sisällytetään työntekijän suorituskyvyn arviointiin.
Keskustele uudesta tehtävästä työntekijän kanssa. Ole valmis vastaamaan kysymyksiin siitä, miten tehtävä suoritetaan, määräajat ja kenelle työntekijä ohjaa tehtävää koskevia kysymyksiä. Tämä on osa viestintämenetelmääsi. Sinun täytyy pystyä selittämään täysi tehtävä, miksi organisaatiolle on tärkeää, millaisia taitoja tarvitaan ja miten työntekijä hyötyy uuden tehtävän ottamisesta. Työntekijät, jotka ovat kiinnostuneita urakehityksestä tai ammattitaidon parantamisesta, ovat kiinnostuneita oppimaan, miten he hyötyvät uusien tehtävien hyväksymisestä.
