Hankkeiden yhteensovittaminen viittaa yleensä useiden tehtävien suunnitteluun ja hallintaan samanaikaisesti. Koordinointi on välttämätöntä yritykselle, joka käsittelee kahta tai useampaa siihen liittyvää hanketta. Hankkeet vaihtelevat liiketoiminnan tavoitteiden mukaan, mutta voivat sisältää uuden tuotteen käynnistämisen tai palvelujen laajentamisen uusille alueille. Projektikoordinaattorilla on usein erilaisia rooleja ja vastuita toimialan, liiketoiminnan koon ja hankkeen tavoitteen mukaan. Esimerkiksi yritykset voivat nimetä erillisiä hankekoordinaattoreita käsittelemään kotimaisia ja kansainvälisiä asioita; ottaa huomioon, että pienyritykset voivat kutoa hankkeen koordinointitehtäviä johtotehtäväksi. Projektikoordinaattorit voivat toimia päätöksentekijöinä tai johtajien johtajina.
Perusasiat
Projektin laajuus (esim. Hankkeiden integrointi eri tiimiin tai vaihtoehtoisten vaihtoehtojen harkitseminen) ja aikataulu (sekä lyhyen että yleisen määräajan) edustavat olennaisia piirteitä - varsinkin kun onnistunut koordinointi edellyttää pitkän aikavälin suunnittelua yhdistettynä saumattomaan toteutukseen. Esimerkiksi, jos yrityksesi aikoo avata uuden paikan, sinun on ennakoitava tarkasti, kuinka kauan kestää kaupankäynnin rakentaminen, hankkia tarvittavat luvat, ostaa huonekaluja tai laitteita, sekä palkata ja kouluttaa riittävästi henkilökuntaa. Näin ollen keskeisten toimitusten vastaanottamisen viivästyminen voi vaikuttaa koko hankkeeseen, esimerkiksi lisäämällä hankekustannuksia.
Työntekijät
Tehokkuuden ylläpitämiseksi kannattaa harkita yhden henkilön tai ihmisryhmän nimeämistä projektikoordinaattoriksi. Projektikoordinaattoreilla on oltava vahvat ongelmanratkaisutaidot odottamattomien viiveiden tai tilanteiden ennakoimiseksi ja niihin vastaamiseksi. Lisäksi heidän pitäisi pystyä vuorovaikutukseen ja neuvottelemaan erilaisten ihmisten kanssa. Jos hankkeessa on mukana työskentely Meksikon liiketoiminnassa, koordinaattoreiden on ymmärrettävä, että liiketoimintatavat eroavat Meksikossa Yhdysvalloista. Jos et pysty luomaan itsenäistä projektikoordinaattorin roolia, säädä sitten projektikoordinaattorin tehtävät toimimaan johtoryhmän avustajana. Esimerkiksi projektiavustaja voi suunnitella kokouksia, laatia esityslistan ja arvioida edistymistä hankkeen tehokkuuden tukemisen yleistavoitteella.
Ohjelmisto
Sisällytä ohjelmistoja tehokkuuden lisäämiseksi, kuten ylläpitää projektitiedostoja ja hallita avaintietoja. Joissakin projekteissa laskentataulukot, kaaviot tai seinäkartat toimivat tehokkaasti. Käytät myös ohjelmia, kuten Microsoft Excel tai Project, tai jopa kehittää omaa ohjelmistoa. Voit esimerkiksi suunnitella ohjelman, joka keskittyy tärkeään näkökohtaan, kuten hankkeen kokonaiskustannuksiin tai laadunvalvontaan. Varmista, että keskeiset osallistujat voivat helposti hankkia tietoja.
näkökohdat
Joissakin hankkeissa on mukana eri organisaatioita tai yrityksiä, jotka työskentelevät yhdessä vastaavan tavoitteen saavuttamiseksi. Analysoi jatkuvasti projektiriskejä, kuten jos tiimin jäsen ei pysty saamaan lupaa tai toimittaa tarvikkeita ajoissa. Hankkeiden koordinoinnissa on oltava valmiussuunnitelmat, jotka voidaan tarvittaessa toteuttaa nopeasti.
johto
Hankkeen koordinointivaiheissa on yleensä yleisen tavoitteen luominen, keskeisten tehtävien suunnittelu ja projektin suorittaminen ja hallinta. Kehitetään SWOT (vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia, uhkia) tai STEP (sosiaalinen, teknologinen, taloudellinen ja poliittinen) analyysi eri vaiheissa hankkeen edistymisen arvioimiseksi.
