Liikekirjeitä käytetään muodolliseen viestintään yrityksissä ja organisaatioissa. Toisin kuin tavallisille kirjeenvaihtoille, jotka on kirjoitettu läheisille tuttaville ja sukulaisille, liike-elämän kirjeiden on tarkoitus välittää tietoa lyhyesti ja ammattimaisesti vastaanottajalle. Liiketoiminnan kirjeenvaihto sisältää tyypillisesti johdannon, kehon ja päätelmän. Kahden kirjaimen muodon väliset erot löytyvät myös välimerkistä, pituudesta, sävystä ja kirjoitustavasta. Lisäksi liikekirjeet edellyttävät tyypillisesti toimeksiantoa tai vastausta kirjeen vastaanottamisen jälkeen.
Tarvittavat kohteet
-
Tekstinkäsittelyohjelma
-
Yrityksen kirjelomakkeet
Aloita perusyrityksellä tai virallisella kirjelomakkeella. Varmista, että osoitteenne on yläosassa, sekä yhteystietosi ja yrityksen logo tarvittaessa.
Kirjoita päiväys. Aseta vastaanottajan osoite kaksi riviä päivämäärän alapuolelle tervehdyksen yläpuolelle. Sisällytä nimi, virallinen nimi, yrityksen nimi ja toimiston osoite.
Kirjoita tervehdys kaksi riviä vastaanottajan osoitteen alapuolelle. Osoita vastaanottajalle "Hyvä", jota seuraa henkilön nimi ja sukunimi. Muista lisätä kaksoispiste kuin pilkku sukunimen jälkeen. Käytä ”Ketä se koskee” tai ”Dear Sir / Madam”, jos et tiedä vastaanottajan nimeä tai sukupuolta.
Aloita intro-kappale tervehdyksen jälkeen. Keskustele siitä, miksi kirjoitat liikekirjan ja mitä haluat vastaanottajalta. Ilmoita asema, jos esität väitteen. Viitatapahtumat, kokoukset tai henkilöt, jotka ovat tuttuja tai merkityksellisiä lukijalle.
Selvitä kehossasi olevan kirjeen tarkoitusta tai pääaihetta. Anna esimerkkejä, jotka tukevat argumenttia, pyyntöä tai ehdotusta. Antakaa yksityiskohtaiset tiedot tuotteen ominaisuuksista ja eduista sekä asiakkaiden suosituksista, jos myyt asiakkaalle tai näkymää.
Seuraa kehoa päätelmälläsi. Toista alkuperäinen pyyntösi tai sijaintisi. Kiitos lukijalle hänen ajastaan ja harkinnastaan ja kerro hänelle, miten hän voi ottaa sinuun yhteyttä saadakseen lisäkysymyksiä tai tietoja.
Päättyy ilmaisella suljetulla kahdella rivillä kehon viimeisestä lauseesta. Anna allekirjoitukselle ja painetulle nimelle neljä välilyöntiä.
vinkkejä
-
Vaikka se on valinnainen, voit merkitä kirjeen tarkoituksen alussa sisällyttämällä aihepiirin ennen tervehdystä. On myös yleistä lisätä tarkkailulinja, joka osoittaa selkeästi vastaanottajan.
Kirjoita lyhyitä ja lyhyitä lauseita. Muista, että lukijat saattavat vaimentaa sen sijaan, että lukisivat jokaisen sanasi kirjaimessasi. Lihavoitu teksti, jota pidät tärkeänä lukijan kannalta. Jos pidät kirjaimia, jotka ovat pitempiä kuin yksi sivu, harkitse ryhmittelemällä otsikot otsikoiden alle tai järjestämällä sisältöä luoteja ja numeroita käyttäen.
