Kaikilla voittoa tavoittelemattomilla järjestöillä on säännöt: sääntöjä, jotka säätelevät jäsenyyttä, hallituksen tai johtajan toimivaltuuksia, tehtäviä ja kokoonpanoa, organisaatiovirkailijoita ja heidän tehtävänsä, varainhoitoa ja sääntöjä sääntöjen muuttamiseksi tai muuttamiseksi. Säännöt eivät ole julkisia asiakirjoja, eikä mikään hallituksen virasto edellytä tai tarkasta niitä.. ne ovat olemassa perustana tai pelikirjana, jossa kuvataan, miten organisaatio toimii rehellisyyden, avoimuuden ja vastuullisuuden takaamiseksi.
Ilmoita kaikille organisaation hallituksen jäsenille tai suunnitellun kokouksen johtajille ohjesäännön muutoksiin. Vaaditun ilmoituksen määrä määritellään usein organisaation säännöissä. Anna riittävästi ennakkoilmoitusta, jotta kukaan ei voi syyttää organisaatiota, jolla yritetään sulkea pois päteviä henkilöitä osallistumasta.
Laske läsnä olevat jäsenet varmistaaksesi, että sinulla on "päätösvaltaisuus" - hallituksen jäsenten tai johtajien vähimmäismäärä, joka vaaditaan virallisen liiketoiminnan suorittamiseen. Tämä numero on yleensä yksinkertaisesti hallituksen jäsenten tai johtajien enemmistö, ja se on jälleen yleisimmin määritelty itse sääntöissä.
Nimetään yksi jäsen ottamaan yksityiskohtaiset muistiinpanot kokouksesta, ellei sinulla ole jo nimitettyä hallituksen sihteeriä organisaation virkailijana.
Soita kokous järjestykseen (yleensä hallituksen puheenjohtaja) ja ota käyttöön halutut muutokset. Siirrä hallitukselle riittävästi aikaa keskustella muutoksista, keskustella vaihtoehdoista ja esittää kysymyksiä ehdotetuista säännöistä.
Soita äänestys ehdotetuista muutoksista (tavallisesti hallituksen puheenjohtaja), ja sihteeri toteaa äänestyksen tulokset.
Tulosta muutetut ohjesäännöt (jos ehdotetut muutokset hyväksytään) ja jaa ne johtajille tai hallituksen jäsenille. Säilytä koko ajan kopio, joka on saatavilla yleisön tarkastettavaksi organisaation pääkonttorissa.
