Jossain vaiheessa urasi on todennäköisesti kirjoitettava yritysraportti. Yrityskertomuksessa käsitellään tyypillisesti tiettyä yrityksen hanketta tai osaa, esitetään havainnot ja annetaan suosituksia aiotulle lukijalle.
Suunniteltu ja kirjoitettava asianmukainen liiketoimintaraportti, joka saavuttaa suunnitellun yleisön ja motivoi lukijoita ottamaan huomioon suunnittelun, tutkimuksen ja sitoutumisen raportin onnistumiseen. Vaikka käyttämäsi liiketoimintaraportin kirjoitustyyli vastaa teidän henkilökohtaista kirjoitustyyliäsi ja persoonallisuuttasi sekä yrityksen persoonallisuutta, on hyödyllisiä raportin kirjoittamista koskevia vinkkejä, joita kuka tahansa voi käyttää.
Selvitä Raportin tarkoitus
Harvat raportin kirjoittamista koskevat vinkit ovat yhtä tärkeitä kuin raportin tarkoituksen määrittely ja selventäminen. Tee tämä mahdollisimman aikaisessa kertomuksessa, jotta et tuhlaa aikaa ja energiaa tarpeettomilla asioilla. Kerää kaikki tarvittavat tiedot luotettavan raportin laatimiseksi. Joskus tämä voi tarkoittaa puhumista mukana oleville ihmisille tai se voi olla mukana tutkimusprojektin toteuttamisessa.
Esimerkki:
Tässä raportissa käsitellään markkinointitekniikoita, joita olemme käyttäneet viimeisten viiden vuoden aikana uusien asiakkaiden hankkimiseksi. Haluaisin suositella kolmea erityistä markkinointityyppiä, jotka perustuvat tekniikoiden analyysiin, käytettyyn rahaan ja siihen, kuinka monta uutta asiakasta olemme hankkineet kustakin.
Järjestä kaikki asiaankuuluvat tiedot
Rajoita tietosi vain liiketoimintaraportin tarkoitukseen. Älä anna raportin laajuuden laajentaa, koska se voi poistaa yrityksen raporttimuodon. Jos raportin tarkoituksena on suositella kolmea erityistä markkinointitekniikan aihetta, pysy keskittyneenä näihin kolmeen tekniikkaan ja asiaan liittyviin tietoihin.
Esimerkki:
Kuten näette tutkimuksen perusteella, nämä ovat suosituimmat kolme markkinointitekniikkaa. Ne ovat kaikkein kustannustehokkaimpia uusien asiakkaiden tuomiseksi.
Tiedä Business Report Format -yleisö
Sinun on ymmärrettävä, kenelle kirjoitat, ja määrittele, miten parhaiten voit käsitellä tätä yleisöä. Määritä lukijoillesi suunnattu sävy, asenne ja painotus. Vaikka sinun pitäisi aina olla ammattimainen yrityskertomuksen kirjoitustavassa, sisällyttämäsi yksityiskohdat voivat vaihdella riippuen siitä, kuka raporttia lukee.
Jos kirjoitat korkean tason yritysjohtajille, saatat haluta sisällyttää enemmän lopullisia numeroita ja tutkimuksia ja olla yksityiskohtaisempia kuvauksissa. Jos kirjoitat markkinointijoukkueelle, joka ymmärtää markkinointi-lingoa, voit käyttää liiketoimintaraportin muotoa, jolla on rennompi sävy ja puhuu tekniikoista, joita olet käyttänyt aiemmin.
Motivoi yleisösi
Sommittele yritysraportti käyttämällä vahvoja sanoja, jotka motivoivat yleisöäsi. Luo tehokkaita, hyvin järjestettyjä lauseita, mutta pysy uskollisena henkilökohtaisen yritysraportin kirjoitustyyliisi. Jotkut yleisösi voivat skannata raportin vain, joten valitse liiketoimintaraportti, jossa on lueteltuja pisteitä, runsaasti valkoista tilaa, hyviä otsikoita ja tekstityksiä ja lyhyitä kappaleita.
Esimerkki:
Kolme Killerin markkinointitekniikkaa
Voimme saada 35 prosenttia enemmän asiakkaita ja säästää rahaa käyttämällä seuraavia kolmea tappaja-markkinointitekniikkaa:
- Kuukausittaiset sähköpostiviestit, jotka tarjoavat hyödyllistä sisältöä.
- Neljännesvuosittaiset myymäläkampanjat.
- Mainonta paikallisessa sanomalehdessä.
Oikoluku ennen lähettämistä
Yksi tärkeimmistä raportin kirjoittamista koskevista vinkeistä on todistaa, muokata ja tarkistaa ennen raportin jakamista. Toisen silmälasin lukeminen raportin läpi on erinomainen tapa varmistaa, että viesti on selkeä. Jätä riittävästi aikaa muokata ja tarkistaa raporttia ennen eräpäivää. Älä aja tätä vaihetta. Kun jaat raportin, varmista, että kaikki asiakirjat ja liitteet ovat mukana ja että kaikki saavat ne.
