Vapaaehtoiset tarjoavat palvelujaan suosituille hyväntekeväisyysjärjestöilleen, kirkoilleen ja muille järjestöilleen ilmaiseksi. Vaikka vapaaehtoiset antavat vapaa-aikansa, monet organisaatiot eivät halua, että vapaaehtoiset joutuisivat maksamaan vapaaehtoisille, koska he käyttävät omaa bensiiniä ja ajoneuvojaan vapaaehtoistyöhönsä ja jotkut jopa käyttävät henkilökohtaisia ajoneuvojaan työn tekemiseen. Jos organisaatio voi varaa siihen, se korvaa usein vapaaehtoisille matkakulut. On kuitenkin huolehdittava siitä, ettei vapaaehtoiselle aiheudu verovelvollisuutta.
Lomake W-9
Lomake W-9 on pyyntö veronmaksajan tunnusnumerosta. Vapaaehtoisten tapauksessa tämä olisi heidän sosiaaliturvatunnuksensa. Se pyytää myös vapaaehtoisten vapautusten määrää. Jos organisaatio aikoo tarjota korvauksia vapaaehtoisille, tämä lomake on täytettävä. Jos korvaukset jäävät verottomiksi, tietoja ei tarvita, paitsi organisaation kirjanpidossa, jotta voidaan osoittaa, kuka korvaukset maksettiin.
korvaus
Jotta korvauksia ei pidetä tuloina, niiden on vastattava todellisia matkakustannuksia, jotka voidaan dokumentoida vastuullisen suunnitelman mukaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että vapaaehtoisten on annettava asiakirjat menoista ja palautettava todelliset kustannukset. Dokumentaation on näytettävä aika, paikka, liiketoiminnan tarkoitus ja kustannukset.
Kuljetuskulut
Kuljetuskulut ovat paikallisia matkakustannuksia. Vaikka tämä tehdään yleensä autossa, se voi sisältää lentoliput, bussiliput, bussikulut ja taksikulut. Myös tietullit ja pysäköintimaksut. Henkilöautossa matkustamiseen voi olla vaikeaa määrittää todellisia kustannuksia esimerkiksi öljynvaihdossa tai bensiinin täyttämisessä. Vapaaehtoiselle on helpompi korvata kilometrin verran liittovaltion standardin mittarilukema.
Matka-vähennykset
Liittovaltion hallitus asettaa vuosittain liiketoimintaa, hyväntekeväisyyttä, lääketieteellistä nimittämistä ja liikkuvien kilometrien korvausmaksuja ajoneuvojen käyttökustannusten perusteella. Jos vapaaehtoiset saavat korvausta enemmän kuin liittovaltion määrä, ylimäärä katsotaan tuloksi, jolloin W-9-lomakkeen tiedot ovat tarpeen. Jos vapaaehtoinen korvataan alhaisemmalla hinnalla, vapaaehtoinen voi myös vaatia eroa todellisen korvausasteen ja liittovaltion maksun välillä liittovaltion tuloverojen vähennyksenä.
