Tyylikkäät pöytätietokoneet ja työpöydän laatikot raaputtavat vain hyvän organisaatiovälineen pintaa. Sen sijaan työntekijöiden järjestäminen tarkoittaa usein kulissien takana tapahtumista ja toimiston organisoinnin torjumista sisäpuolelta. Se voi tarkoittaa myös sitä, että otatte mukaan hieman luovaa ajattelua sekä perinteisiä ja ilmeisiä toimenpiteitä, kun otatte kantaa työntekijöiden järjestämiseen.
Lopeta monitoimityö
Vaikka se voi tuntua, että monitoiminta on hyvä tapa saada lisää työtä, useiden tehtävien hoitaminen kerralla vähentää tuottavuutta ja heikentää yrittäjiä järjestää työntekijöitä. American Management Associationin mukaan tuottavuuden lasku voi olla jopa 75 prosenttia. Luo selkeä sääntö, jossa työntekijät velvoitetaan priorisoimaan toiminnot ja tehtävät ja työskentelemään ensin ensisijaisen tehtävän tai toiminnan yhteydessä. Tämä paitsi parantaa tuottavuutta ja vähentää stressiä, mutta myös johtaa parempaan organisoituun työnkulkuun.
Määritä tietovarasto
Tunnista ja määritä keskeinen sijainti, kuten web-pohjainen sovelluskehys tai jaettu verkkoasema, lomakkeiden, asiakirjamallien, yrityskäytäntöjen kopioiden ja muiden tietojen työntekijöiden jakamiseen tai käyttämiseen usein. Yhden paikan tallentaminen yleisesti saatavilla olevien tietojen tallentamiseen helpottaa pääsyä ja auttaa pitämään kaikki järjestetyt. Samoin keskitetty, yhteinen yritys tai osaston kalenteri ilmoittaa kaikille, mitä tapahtuu, ja auttaa työntekijöitä päivittäisten ja viikoittaisten suunnitelmien laatimisessa.
Kokoukset ja viestintä
Määritä selkeät odotukset, siirrä tehtävät ja ilmoita mahdollisista muutoksista etukäteen. Työntekijöiden tietämys siitä, mitä odotat ja mitä haluat, että he työskentelevät, mahdollistaa etukäteissuunnittelun ja paremman organisaation. Pidä viikoittain tai kuukausittain yksilöllisiä ja ryhmäkokouksia arvioidaksesi saavutettujen tavoitteiden saavuttamisessa saavutettua edistystä.Osoittakaa hyvä organisaatio suoraan työpajojen, esillä olevien puhujien ja työntekijöiden kanssa, jotka kamppailevat organisatoristen taitojensa parantamisessa. Rohkaise muistiinpanoja kokousten aikana vähentämään mahdollisuutta, että unohtaminen vaikuttaa hyvään organisaatioon.
Salli aika suunnitteluun
Edellyttää, että työntekijät pidättävät 15 minuutin suunnittelun jokaisen päivän lopussa. Lisää 15 minuutin välein perjantai-iltapäivällä tarkistaa ensi viikon aikataulu ja valmistaudu tulevaan viikkoon. Työntekijöiden auttaminen parantamaan suunnittelutaitojaan myös parantaa organisaatiota antamalla heille mahdollisuuden valmistaa materiaaleja tai tietoja etukäteen. Etukäteissuunnittelu voi myös auttaa työntekijöitä näkemään, mihin he yrittävät sovittaa liikaa työpäivänä, mikä osoittaa tarpeen priorisoida päivittäiset tavoitteet tai pyytää apua.
