Palkkahallintokulujen asianmukainen kirjanpito on suuri osa kirjanpito-osaston vastuusta koko maassa ja maailmassa. Tarkkoja tilinpäätöksiä tarvitaan kaikissa tilanteissa, kuten raportoimalla tilinpäätösnumerot rahoitusalan sääntelyvirastoille, haettaessa avustusta ja lainahakemuksia. Täsmällisten kulurekisterien pitäminen auttaa myös hallintoa tekemään elinkelpoisia budjetointipäätöksiä ja auttavat ajamaan vuokrausjaksoja. Vaikka vain harvat ajattelevat palkkapäivästä, kunnes se vihdoin saapuu, palkkapäivän valmistelu on kokopäiväinen työ muille.
Kerää aikalehtiä tai punch-in / punch-out -tietueita ja syöttää ne palkkaohjelmistosovellukseen. Näihin kuuluvat myös sairaus- / henkilökohtaisen palkan, loma- ja aika-säätöarkkien pyynnöt. Varmista, että asianomainen johtaja hyväksyy aika-arkit ennen saapumista.
Tarkasta aikarekisterit varmistaaksesi, että ne ovat kohtuullisia ja tarkkoja. Tämä prosessi sulkee pois mahdolliset aikakellon petokset.
Hanki lopullinen johtajan hyväksyntä ennen tarkastusten leikkaamista ja EFT: n (Electronic Funds Transfers) toimittamista pankkilaitoksille.
Leikkaa tarkastukset ja hyväksy EFT-liiketoimet.
Säilytä arkistomerkinnät viiden vuoden ajan työntekijöiden maksamisen jälkeen.
Seuraa suoraa tarkastusta, mukaan lukien silloin, kun ne talletetaan työntekijän tilille, kun se tyhjentää pankin ja kun sinulla on pääsy sähköiseen kuvaan poistetusta tarkastuksesta. Pidä kopio tyhjennetystä tarkastuksesta.
