Hallintohenkilöstö ei koskaan saa kunniaa tai mainetta, mutta ilman niitä työpaikat ovat tuomittuja tehottomuuteen ja pysähtymiseen. Laadukkaat ylläpitäjät eroavat siitä, miten tehokkaasti toiset tekevät työtä. Ne tarjoavat tukea ja kohtaavat loputtomasti kulkevia tehtäviä, jotka tekevät yrityksen toiminnasta.
Mikä on hallinnollinen avustaja?
Hallinnolliset avustajat täyttävät erilaisia rooleja toimistoasetuksissa. Heidän työpaikkansa voivat siirtyä henkilökohtaisen avustajan luokkaan, jos he ovat omistautuneet yhdelle johtajalle tai ne voivat olla avain onnistuneeseen, pörröivään pieneen toimistoon, jossa he yksin käsittelevät puheluja, paperityötä ja muita tehtäviä koko työvoiman tukemiseksi.
Useimmat hallinnolliset avustajatyöt edellyttävät sähköpostin käsittelyä, puhelujen välittämistä tai puheluiden asettamista asiakkaille ja muulle henkilökunnalle, paperityötä ja arkistointijärjestelmien hallintaa. Usein he osallistuvat uusien työntekijöiden käyttöönottoon. He voivat hallita toimiston tai ylimmän johdon aikatauluja, tehdä tapaamisia ja pitää kalenterien päällä. He käsittelevät usein säännöllisiä huoltotilaisuuksia, kuten varmistavat, että vesiyhtiö tulee puhdistamaan vesijäähdyttimen ja muut rutiinit.
Hallinnollisen avustajan rajalliset yksityiskohdat riippuvat yhtiöstä ja ihmisistä, joita he työskentelevät. Jos he työskentelevät kirjanpito- toimistossa, he tarvitsevat työtietoja kirjanpitomenettelyistä. Jos he ovat televisiolähetysyrityksessä, heidän on tiedettävä elokuva- ja tv-tuotannon lingo. Mainosyrityksellä on oltava perustiedot mainoksen ostamisesta ja mainosten ja asiakkaiden kanssa.
Hallinnollisten avustajien työpaikat voivat olla hyvä tapa saada yleiskuva siitä, mitä yritys tekee, ja on mahdollista työskennellä toisella työpaikalla tai tuntea, mitkä roolit heille parhaiten sopivat. Toisaalta on olemassa uran hallinnollisia avustajia, jotka rakastavat monipuolista tarjontaa ja nopeaa vauhtia työhönsä.
Mitkä ovat hallinnollisten avustajien tehtävät?
On mahdollista saada suuri hallinnollinen avustajatyö vain keskiasteen tutkinnolla, mutta jotkut korkeakoulut auttavat, etenkin esimiehillä. Tärkeämpiä ovat työpaikkakohtaiset taidot, kuten hyvä viestintä sekä kirjallisesti että puhuessaan, koska siihen liittyy paljon postitus- ja puhelinkäsittelyä. Hallinnoijilla on usein hyvä tahdistus ja diplomatia, koska heidän on käsiteltävä irate-asiakkaita tai oltava puolueettoman puolueen toimihenkilöiden välillä. Mutta kaikki heidän kommunikointitaidonsa ovat kiistelevät, jos he eivät ole hyviä kuuntelijoita, joilla on päätä.
Tietotekniset taidot ovat välttämättömiä, mukaan lukien tietämys siitä, miten käyttää ohjelmia, kuten Microsoft Word, Excel ja Outlook. Tietojen syöttäminen voi olla vaadittu tehtävä, ja pystyy hallitsemaan nopeasti kaikki ohjelmat, joita yritys käyttää, kuten tietokannan hallinta tai tiimiyhteistyösovellukset, auttaa järjestelmänvalvojaa menestymään.
Tavoitteena on yleensä ymmärtää kaikki postitusnäkökohdat, ja se voi tarkoittaa tietäen USPS: n tuntemista päivittäisten postilaitteiden käsittelystä, mutta myös tietyn kuriirijärjestelmän, kuten FedExin, UPSin ja jopa siitä, miten paikalliset pyöräilijät kutsutaan.
Vähemmän loistavia hallinnollisia tehtäviä ovat toimiston pitäminen varastoissa. Paperista tulostimen musteeseen ja kynään nämä asiat ovat toimiston selkäranka, joka toimii hyvin, ja se on järjestelmänvalvojan avustajan toimialue. Niin on myös toimistolaitteiden, kuten kopiokoneiden, tietokoneiden ja muiden, ylläpito ja ylläpito. Niiden ei tarvitse välttämättä korjata näitä asioita, mutta pieni ongelmanratkaisu menee pitkälle, ja loppuosa he voivat soittaa IT-osastolle tai päästä korjaamaan ihmisiä.
Mitä ominaisuuksia hallinnollinen henkilöstö tarvitsee?
Ammattitaitoinen käyttäytyminen ja ulkonäkö, jonka silmäkuvat ovat yrityksen kuva, kulkevat pitkälle tässä työssä, koska hallinnolliset avustajat ovat usein yrityksen "etupuoli" tai ensimmäinen vaikutelma, joka saa toimeenpanovallan, kun he työskentelevät kyseisissä työpöydissä.
Järjestäytyminen on kriittistä. Kaikkien näiden aikataulujen, puheluiden palauttaminen, muistioiden julkaiseminen, laskentataulukoiden päivittäminen, arkistointijärjestelmän ylläpitäminen - nämä kaikki edellyttävät hyviä organisaatiotaitoja ja kykyä pysyä monien asioiden päällä jatkuvasti. Liittyvät tietysti ajankäytön taidot, koska määräajat ovat vakiot, ja jos sopimus lähetetään liian myöhään tai puhelu ei palautu viipymättä, se voi aiheuttaa arvokasta liiketoimintaa.
Hieno tiimityöskentelyssä on kriittinen asia, sillä kyse on tukihenkilöstön rooleista, mutta se toimii yksin. Projektin päällä pysyminen ja itsepalauttaminen on välttämätöntä, ja se tapahtuu kiireisessä ympäristössä, jossa on jatkuvia keskeytyksiä. Päivät ovat täynnä puheluita, apua tarvitsevia ihmisiä ja välitöntä ratkaisua vaativia pop-up-tehtäviä, mutta vielä käynnissä olevat projektit, jotka kaikki tarvitsevat loppuun, ja admin-henkilöstön on kunnostettava molemmissa.
Mitä taitosjoukot ovat arvokkaita?
Hallinnollisen tukitoiminnan menestyksekkään uran edellyttämien päivittäisten taitojen lisäksi on monia muita taitoja, jotka voivat erottaa toisistaan paketin ja antaa heille etua korkeampiin maksuihin, ankarampiin admin-töihin.
Kaksikielinen tai monikielinen on fantastinen taito. Espanjan, saksan, kiinan, intialaisen tai muun kansallisen tai kansainvälisen liiketoiminnan yleiset kielet voivat saada järjestelmänvalvojan erittäin arvokkaaksi, ja nämä tehtävät maksavat usein myös korkeammat.
Muita potentiaalisesti arvokkaita taitoja ovat sosiaalisen median tunteminen, kirjanpidon perusteet, ammattitaitoinen raporttien kirjoittaminen ja tietojen analysointi sekä laillisuuden ja sopimusten ymmärtäminen.
Loppujen lopuksi hallinnollisten avustajien olisi pyrittävä työpaikkoihin, jotka heitä kiinnostavat. Joku, joka rakastaa lakia, tulee työskennellä asianajotoimistossa, koska heidän täytyy oppia vähän ammatista, jotta he voisivat toimia tehokkaasti siellä. Samoin henkilö, joka ei pidä lääkkeestä, ei pitäisi pyrkiä työskentelemään lääkärin toimistossa. Mitä enemmän tietää työpaikalla tapahtuvasta liiketoiminnasta, sitä arvokkaampia ne tulevat avustajaksi ja mitä korkeammat heidän mahdollisuutensa tullaan edistämään.
Mitä hallinnolliset avustajat ansaitsevat?
Hallinnollisten avustajien työpaikat vaihtelevat valtavasti, ja korvaukset lisääntyvät riippuen heidän työtehtäviensä laajuudesta, kokemuksistaan ja heidän avustamastaan palveluksesta. Joten, pienen toimiston apulaispalvelija ansaitsee vähemmän kuin yksi korkean ansaitsevan, nopeatempoisesta mainosalueen jaosta, ja he molemmat ansaitsevat vähemmän kuin toimeenpaneva hallintovirkamies, joka työskentelee yksinomaan toimitusjohtajalle.
Indeed.comin mukaan, kun keskiarvottiin lokakuun 2018 työluetteloissa tarjottuja palkkoja, otettiin vastaan alkutason järjestelmänvalvojat $13.05 tunnissa tai noin $28,000 vuosittain. Toisaalta Salary.com kertoo, että kokenut nuorempi hallintoavustaja ansaitsee keskimäärin $40,588Syyskuusta 2018 alkaen. Samassa toimipaikassa raportoidaan toimitusjohtajan hallinnollisen avustajan keskipalkka $77,913, mutta huippuluokan palkat, mukaan lukien etuuspaketit, olivat yhtä korkeat kuin $95,219.
Hallinnollisten avustajien tulevaisuus
Teknologia muuttuu nopeasti, mikä tekee elämästämme tuottavampia, järjestäytyneempiä ja nopeampia kuin koskaan. Voisi ajatella, että tämä uhkaa tulevaisuuden hallinnollisia avustajia, mutta näin ei ole. Itse asiassa se antaa heille vielä enemmän mahdollisuuksia.
Nykyään "virtuaaliset avustajat" ovat nouseva ura. Kyky työskennellä etäyhteydellä ja olla yhteydessä puhelimeen ja videoihin työnantajiensa kanssa mahdollistaa avustajien työskentelyn eri puolilla maailmaa. Tämä on kasvava uramahdollisuus niille, jotka haluavat työskennellä kotona tai ulkomailla. Jotkut VA-yritykset työskentelevät suoraan yrityksissä, jotkut työskentelevät kolmansilla osapuolilla, ja monet ovat nyt itsenäisiä ammatinharjoittajia ja työskentelevät osa-aikaisesti kahdella tai useammalla työnantajalla viikossa. Onnistunut VA edellyttää entistä enemmän itsensä aloittamista ja huolellisuutta, koska etätyö tarkoittaa tarvetta pysyä motiivina omasta.
Myös perinteisissä toimistoissa hallinnon avustajilla ei ole mitään pelättävää - heidän työpaikkansa ovat edelleen avain kaikkiin työpaikan menestyksiin. Mikä saattaa muuttua, on odotettavissa, että tietotekniikan taso on odotettavissa, kun automaatio ja digitaalinen riippuvuus lisääntyvät, joten trendien ja teknologioiden pysyessä niillä on etu vertaisarvioihin nähden.
