Ohjelman hallintasuunnitelmaa käytetään ryhmittelemään useita riippumattomia hankkeita strategisen liiketoiminnan tuloksen saavuttamiseksi. Usein ohjelmien hallinnassa painopiste on suunnitelman laatimisessa ja vähemmän keskittymistä toteutukseen. Suunnitelman toteuttamiseen on panostettava yhtä paljon sen varmistamiseksi, että se toteutetaan onnistuneesti ja että poikkeamat tunnustetaan ja hallitaan vastaavasti. Yleensä ohjelman johtajan tai ohjelman johtoryhmän vastuulla on ottaa täysi vastuu ohjelmasuunnitelmasta ja varmistaa, että se toteutetaan tehokkaasti.
Tarvittavat kohteet
-
Taulukot-ohjelmisto
-
Tekstinkäsittelyohjelma
-
Sähköposti
-
Puhelin
Luo komentoketju. Aseta selkeä komentoketju muodollisen päätöksentekoprosessin avulla. Varmista, että prosessi on yksinkertainen ja että se voi tukea nopeaa kääntymisaikaa, jotta toteutus ei pysähdy. Varmista, että määrättyjä prosesseja ei kierretä seuraamalla jatkuvasti tilannetta.
Kehitetään ohjelmastandardeja ja menestysindikaattoreita. Tunnista standardit, joita käytetään eri ohjelmakomponenttien integroinnin mittaamiseen. Prosesseihin, viestintään, tietoihin, raportteihin, malleihin ja jakelumenetelmiin liittyvät asiakirjastandardit, joilla varmistetaan, että ohjelmaan kuuluvat eri hankkeet ja tehtävät on integroitu.
Tunnista toteutusaikataulu ja tilaraportointi. Asiakirjan tiedot keskeisistä hankkeen vaiheista, aikatauluista ja virstanpylväistä. Tunnista suunnitelman osanottajat ja hankkeen tekijät ja toimita heille kirjallinen dokumentaatio vastuustaan ja raportointimekanismistaan. Tämä pitää tiimin keskittyneen ja tehtävän.
Kommunikoi, kommunikoi, kommunikoi. Kaikkien ohjelman hallintasuunnitelmaan osallistuvien tahojen on oltava jatkuvasti yhteydessä. Viestinnän tulisi sisältää käynnissä olevia aloitteita ja toimintoja, suorituskykyraportteja, menestyksiä ja saavutuksia sekä palautetta, panosta ja kommentteja.
Arvioi prosessi ja arvioi suunnitelma uudelleen. Kerää säännöllisesti palautetta osallistujilta ja arvioi, onko tavoite saavutettu. Kun jokainen avainhanke päättyy, pidä virallinen kokous keskustelemaan prosessista. Prosessi juhlii menestystä, tunnista parannuksia ja muokkaa resursseja tarpeen mukaan suorituskyvyn optimoimiseksi. Jos tavoitteita ei saavuteta, arvioi, pitäisikö niiden muuttua.
Kehitetään koulutussuunnitelma. Jos ohjelman hallinnointisuunnitelman tulos johtaa uuteen järjestelmään tai prosessiin, on kehitettävä virallinen ohjelma, joka tarjoaa koulutusta ja resursseja kaikille käyttäjille ja järjestelmän omistajille. Suunnitelmassa olisi esitettävä koulutus-, viestintä- ja muutoshallintaohjelmat.
vinkkejä
-
• Tunnista hyväksytyt projektisuunnitelmat parametreista, jotka käynnistävät virallisen perusteellisen tarkastelun ajan, kustannusten, ihmisten tai laadun suhteen. • Suunnitelma on ohje, ei sääntöjä. On tärkeää tehdä poikkeamia, jos ne ovat oikeutettuja. • Avoimen viestinnän edistäminen. Kuuntele palautetta kaikilta prosessin osapuolilta; heillä voi olla tehokkaampia ratkaisuja osan suunnitelman toteuttamiseen.
Varoitus
• On vaikeaa muistaa, kenen on tarkoitus tehdä mitä suunnitelman jokaisen version mukaan. Dokumentointi ja jatkuva kirjallinen viestintä helpottavat hallintaa. • Luodaan vastuuvelvollisuus sen varmistamiseksi, että täytäntöönpanoprosessi ei pysähdy. • Jousta. Suunnittelemattomia muutoksia voi ilmetä. Jos näin tapahtuu, arvioi niiden vaikutukset ja tee oikaisuja vastaavasti. Jatka kohdennettujen resurssien tuntemusta.
