Asiakaspalvelukäsikirjan kirjoittaminen. Asiakaspalvelukäsikirjan kirjoittaminen auttaa työntekijöitä suorittamaan työpaikkansa helpommin ja tarkoituksenmukaisemmin häiritsemättä tai vastustamatta yrityspolitiikkaa prosessissa. On järkevää saada ammattilainen kirjoittaa käsikirja, varsinkin jos sinulla ei ole aikaisempaa kokemusta virallisten asiakirjojen kirjoittamisesta. Mutta riippumatta siitä, kuka sen kirjoittaa ja kuinka muodollinen tai epävirallinen käsikirja on, on useita kohtia, jotka on käsiteltävä, jotta se olisi hyödyllinen ja tehokas.
Lue niin monta asiakaspalvelukäsikirjaa kuin voit saada kädet päälle.Monet yritykset lähettävät käsikirjojaan verkossa, tai voit saada ne soittamalla yhtiön pääkonttoriin ja pyytämällä kopiota. Jos et löydä sellaista, pyydä vain kopioita asiakaspalveluoppaista yrityksiltä, joita olet aiemmin työskennellyt.
Neuvottele asianajajan kanssa varmistaaksesi, että olet sisällyttänyt oikean sanamuodon suojellaksesi yritystä ja työntekijöitä mahdollisista vastuista mahdollisten vastausten perusteella. Tämä on erityisen tärkeää, jos sinun on kirjoitettava asiakaspalvelukäsikirja yritykselle, joka käsittelee palveluja tai tuotteita, jotka saattavat olla vaarallisia ostajille.
Sisällytä luettelo sanoista, joita työntekijät eivät saa sanoa soittajille. Useimmat asiakaspalveluosastot pitävät lauseita "lupaan" tai "varmasti" niin suurina no-nosina. Tämä johtuu siitä, että sanat merkitsevät takuuta ja voivat itse asiassa muuttua vakavaksi ongelmaksi, jos myöhemmin yritys ei voi noudattaa sitä, mitä työntekijä lupasi.
Järjestä asiakaspalvelukäsikirja osioiksi, jotta työntekijöiden on helpompi löytää vastauksia. Asiakaskäsikirjan suurimpiin ja tärkeimpiin osiin olisi sisällyttävä: yrityksen toimintaperiaatteet, rajoitukset edustajille ja yksityiskohtaiset vastaukset yleisimpiin kysymyksiin. Jokainen yritys voi tarvita lisää lukuja, jotka kattavat tarjottujen palvelujen erityispiirteet, sekä erityisiä suosituksia ja varoituksia, jotka liittyvät sen tuotteisiin.
Sisällytä sanastoluettelo, jos yritys käyttää vaikeita termejä, joita työntekijät voivat vaatia selittämään soittajille. Sama pätee erityisiin politiikkoihin, jotka saattavat vaatia yksityiskohtaisia selityksiä ja jotka voivat olla sekavia sekä uusille työntekijöille että asiakkaille.
vinkkejä
-
Käsikirja voi olla helpompi sanella nauhurille ja sitten joku luo teille transkriptin, varsinkin jos tiedät hyvin käytännöt, mutta et voi luottaa siihen, että voit kirjoittaa käsikirjan selkeällä ja suoraviivaisella tavalla.
