Tuotantoprosessi kärsii aina, kun työntekijät eivät toimi. On välttämätöntä korvata toistuvasti poissa oleva työntekijä, mutta on harkittavissa laillisuutta. Useimmilla yrityksillä on käytössään sellainen tilanne, joka on kirjoitettu työlainsäädännön ohjeiden mukaisesti. Yritysten poissaolopolitiikat hahmotellaan yleisesti vaiheita sellaisten työntekijöiden käsittelemiseksi, jotka eivät näy aikataulun mukaan. Tällaisen politiikan viimeinen vaihe on työntekijän irtisanominen.
Ota yhteyttä työntekijän puuttuvaan työhön kysyäkseen syyt poissaoloihin. Pyydä työntekijää noudattamaan kaikkia poissaoloja koskevia sääntöjä, jotka koskevat mahdollisten poissaolojen todentamista, kuten lääkärin muistiinpanoja tai tuomaristoasiakirjoja.
Tarkista kaikki syyt, joiden vuoksi yrityksen toimintaperiaatteet sallivat poissaolot. Selvitä, kuuluuko poissaolo liittovaltion työjärjestykseen, kuten vuoden 1993 perhe- ja sairauslomalakiin. Tämä lainsäädäntö antaa työntekijälle laajennetun työluvan luvan saada ja hoitaa lapsia, hoitaa sotilaallisia sukulaisia, jotka ovat loukkaantuneet ja henkilökohtaisia lääketieteellisiä tarpeita. Työntekijällä voi olla 12 tai 26 viikon pituinen palkaton loma, jonka hallitus on määrännyt tarpeen mukaan.
Katso menettelyt, jotka koskevat mitä tahansa käyttämättömää poissaoloa. Yhteiset politiikat edellyttävät, että esimies kertoo työntekijälle suullisesti, että poissaoloa ei käytetä, ja vain "x" määrää käyttämättömiä poissaoloja, jotka sietävät ennen irtisanomista. Dokumentoi tällaiset neuvottelut rikkoneen työntekijän allekirjoituksella.
Noudata kaikkia yrityksen toimintaperiaatteissa kuvattuja menettelytapoja, jotka koskevat piittaamattomia työntekijöitä ja dokumentoi kaikki toimet. Anna työntekijälle suullisten ja kirjallisten varoitusten suositusmäärä sekä varoitus yrityksen toimintaperiaatteesta työntekijöiden lopettamiseksi käyttämättömillä poissaoloilla.
Tarkista poissaoloon päättyneiden työntekijöiden tietueet ennen työntekijän korvaamista varmistaaksesi, että kaikki aiemmat tapaukset toteutettiin yrityksen periaatteiden mukaisesti. Selvitä, onko jokaiselle työntekijälle myönnetty ylimääräistä armon siitä, kuinka monta päivää jäi ennen laukaisua. Anna työntekijälle sama määrä armopäiviä ennen irtisanomista, jotta vältytään riita-asioista.
Ilmoita henkilöstöosastolle aikomuksestasi lopettaa työntekijä poissaolosta ja ilmoittaa dokumentoinninne kaikista toimintapoliittisista toimenpiteistä. Kysy, pitäisikö sinun ohjata työntekijää toimistoon poistumiskeskusteluun. Anna työntekijälle kirjallinen ja suullinen ilmoitus työn päättymisestä. Ohjaa työntekijä tarvittaessa HR-toimistoon.
