Suorituskyvyn tarkastelun valmisteleminen työntekijälle edellyttää, että arvioija sisällyttää tiettyjä tietoja kirjalliseen asiakirjaan. Vältä epämääräisiä tai yleisiä lausuntoja ja henkilökohtaisia mielipiteitä, joita ei voida perustella. Säilyttämällä suorituskyvyn tarkastusasiakirjaa se on konkreettinen ja selkeä, siitä tulee hyödyllinen asiakirja, joka voidaan säilyttää työntekijän henkilöstötiedostossa ja johon viitataan seuraavan tarkastelun aikana.
Aktiivinen jännitys
Aktiivisen jännityksen kirjoittaminen on avain suorituskyvyn tarkasteluun. Kun luet tavoitteita tulevaa katsauskautta varten, aloita jokainen näistä tavoitteista verbillä. Tämä sanamuoto kutsuu työntekijää toimimaan ja kertoo hänelle, mitä tehdä. Jotkin suorituskykyarvioinnissa käytettävät keskeiset aktiiviset verbit sisältävät "täydellisen", "suorita" ja "tuottaa". American Foreign Service Associationin verkkosivuston mukaan aktiivisen jännityksen kirjoittaminen vähentää sekaannusvaaraa tavoitteiden ja tavoitteiden kirjoittamisessa.
Määritä pronounit
Jos esiintyjiä käytetään suorituskyvyn tarkastelussa, varmista, että on selvää, kenelle tai mihin nimimerkkiin viitataan. Tätä varten varmista, että viittaat ryhmään, henkilöön tai tehtävään tarkas- tuksen alussa, ja käytä nimimerkkejä säästeliäästi viitataksesi siihen. Vältä useiden nimimerkkien käyttöä suorituskyvyn tarkastelussa, kun ne voidaan korvata tietyillä nimillä, ryhmillä tai organisaatioilla, jotka voivat selventää tarkistusta.
Numerot ja mittarit
Ole erityinen tavoitteita määritettäessä. Olkaa myös tarkkoja viitatessasi viime katsauskauden saavutuksiin. Katso numerot aina kun mahdollista. Älä käytä laajoja lauseita, kuten "yllä olevaa kohdetta" määrittelemättä, mitä kohde oli. Tarkan tavoitteen käyttäminen tekee selvityksestä selkeän ja täsmällisen ja rajoittaa sekaannusmahdollisuutta, jos siihen viitataan, kun työntekijä hakee edistystä tai etsii korotusta. Anna erityisiä esimerkkejä, kun annat näitä numeroita. Sanomalla, että joku suoritetaan "odotettua korkeammalla tasolla", on paljon vähemmän tarkka kuin sanomalla, että hän "ylitti tavoitteensa 20 raporttia, jotka on valmistunut tänä vuonna viidellä raportilla, mikä oli 25 prosenttia hänen mainitsemastaan tavoitteesta."
päivämäärät
Käytä päivämäärät suorituskyvyn tarkastelussa. Näiden päivämäärien olisi viitattava tiettyihin tilaisuuksiin viimeisen tarkastelujakson aikana, kun työntekijälle annetaan tarkistus, jossa on erityisiä esimerkkejä positiivisista tai negatiivisista tuloksista. Kun asetat tavoitteita, sisällytä päivämäärä, jona tavoite tulisi saavuttaa. Jos se olisi suoritettava ennen nykyisen tarkastelujakson loppua, sisällyttää päivämäärä, jona nykyinen tarkastelujakso päättyy. Tämä auttaa selkeyttämään tavoitteita ja tekemään niistä erityisiä.
