Voittoa tavoittelemattomat järjestöt luottavat luontoissuorituksiin sekä rahoihin. Ota mahdolliset luovuttajat mukaan kirjeeseen, joka on ammattimainen, mutta tekee henkilökohtaisen yhteyden vastaanottajalle. Korosta organisaation hyvää työtä ja sitä, miten se käyttää pyydettyjä tarvikkeita. Kerro luovuttajalle, miten voit osallistua.
Tee yhteys
Selitä, miksi organisaatiosi on tärkeä mahdolliselle luovuttajalle. Koulun, joka tarvitsee tarvikkeita oppilaitoksissa tai ylemmissä akateemisissa ohjelmissaan, pitäisi pyytää lahjoituksia koulun vanhemmilta ja ystäviltä. Korosta kirjeessä tätä linkkiä. Muistuta vanhempia siitä, että koulun asukkaat ovat sitoutuneet tarjoamaan lapsilleen parhaat mahdolliset koulutusmahdollisuudet. Jos pyydät paikallisia yrityksiä, muistuta heitä siitä, että koulu on osa samaa yhteisöä, ja lahjoitukset tarvikkeista voivat osoittaa, että yritys on sitoutunut asiakkaisiinsa ja heidän perheisiinsä.
Edistää työtä
Ilmoita organisaation toimeksianto ja kuvaile sen tuloksia. Paikallinen eläinsuoja voisi sisältää kohdan, jossa kuvataan sen tarjoamat lääketieteellisen hoidon, asumisen ja adoption ohjelmat. Mahdolliset organisaation tuntemat avunantajat saavat muistutuksen siitä, miksi kyseinen hyväntekeväisyys on ansainnut tarvikkeita. Sisällytä tilastoja, kuten erityisohjelmiin osallistuvien opiskelijoiden määrä tai vuosittain hoidettujen koirien määrä. Numerot antavat potentiaaliselle luovuttajalle käsityksen organisaation laajuudesta ja menestyksestä ja tarjoavat suuremman kannustimen antaa tarvikkeita auttamaan syytä.
Osoita pyyntö
Tarvikkeet ovat aineellisia kohteita, joiden on täytettävä tietty tarkoitus. Kun pyydät tarvikkeita, se auttaa luovuttajaa tietämään, mitä organisaation tarpeet ja miten sitä käytetään. Koulu voisi määritellä, että se tarvitsee taideprojektien siveltimiä, salaa opiskelijavaatteiden tai värikynien suojelemiseksi. Eläinsuojelu voisi pyytää erityisesti tiettyjä elintarvikkeiden, pyyhkeiden, lemmikkieläinten vuoteiden, hihnojen ja kaulusten merkkejä. Ilmoittakaa, hyväksyykö käytettyjä kohteita tai haluatko lahjoittajien antaa uusia tarvikkeita. Yhdistä luettelo takaisin organisaation tehtävään mainitsemalla esimerkiksi, että taideohjelma auttaa lapsia, jotka tarvitsevat jälkikoulun hoitoa, tai että lemmikkieläinten vuoteet mahdollistavat kodittomien lemmikkieläinten mukavamman suojan.
Jos luettelo on keskittynyt muutamiin kohteisiin, lisää se luettelomerkkijonoksi kirjeen runkoon. Jos luettelo on pidempi, lisää se liitteenä. Jos lisäät liitetiedoston, suorita vastaanottajat liitteeseen sellaisen lauseen kanssa, kuten "tarkista liitteenä olevan luettelon tarpeellisimpien kohteiden luettelo".
Ilmoita lahjoitusmenettely
Anna vastaanottajan tietää, miten täytät tarvikkeesi. Kirjeessä on mainittava selkeästi, miten lahjoitus tehdään, jos organisaatio tarjoaa noutopalvelun, miten luovuttaja voi suunnitella tämän oton ja sen päivämäärät ja kellonajat. Jos tarvikkeita on pudotettu, sisällytetään katuosoite, ohjeet ja ajat, jolloin luovuttajat voivat jättää tarvikkeita.
Kerro kirjeen vastaanottajalle, milloin ja miten luovutat lahjoituksia, mikäli mahdollista. Organisaatiot, jotka antavat kuitit, sisältävät verotunnuksen.
