On tärkeää tietää, miten kirjoittaa hyvin muotoiltu liikekirje. Jos haet työtä, pyydät kokousta tai lähetät ehdotuksen, haluat varmistaa, että olet käyttänyt oikeaa liikekirjeen muotoa ja että kirjeesi on virheetön ja selkeästi kirjoitettu. Haluat myös varmistaa, että se saavuttaa oikean henkilön. Yksi hyvä tapa tehdä tämä on lisätä "tarkkailulinja" kirjeeseesi.
Missä tarkkailulinja menee?
Virallinen liikekirje alkaa nimestäsi ja osoitteestasi vasemmassa yläkulmassa, sitten päivämäärä ja sitten vastaanottajan osoite. Jos päätät sisällyttää huomion viivan, aseta se heti toisen osoitteen jälkeen.
Huomautusviiva on erilainen kuin aihealue. Huomautuslinja ohjaa kirjeen vastaanottajalle joko käyttämällä koko nimeä tai nimeä. Kaikkein järkevintä on käyttää huomiota, kun tiedät vain vastaanottajan nimen eikä koko nimensä.
Aiheen rivi puolestaan julistaa kirjeen tarkoituksen. Joskus nämä ovat hyödyllisiä, jos et tiedä vastaanottajan nimeä tai nimeä. Sitten saatat käyttää aihepiiriä, kuten: Aihe: Markkinointikurssin hakulomake.
Esimerkki tarkkailulinjasta
Yrityskirjeen ulkoasu, jossa on tarkkailulinja, näyttää tältä:
Esimerkki:
Sinun nimesi
Osoitteesi
Puhelinnumerosi
Päivän päivämäärä
Yrityksen nimi
Yritys osoite
Huomio: markkinointijohtaja
Kirje seuraa.
Kun tarvitset tarkkailulinjan
On olemassa muutamia syitä siihen, miksi huomion viiva on hyvä ajatus liikekirjeelle.
- Et tiedä sen henkilön nimeä, jonka pitäisi saada kirje, mutta tiedät hänen nimensä. Tässä tapauksessa tarkkailulinja sisältää vain otsikon. Huomio: markkinointijohtaja
- Haluat, että kirje toimitetaan tietylle henkilölle yrityksessä.
- Haluat, että kirjain saavuttaa vastaanottajan nopeammin.
Kun tarkkailulinja on tarpeeton
Huomio-linjat ovat kaikkein hyödyllisimpiä, jos et tiedä sen henkilön nimeä, jonka pitäisi saada kirje. Sitten on järkevää kirjoittaa Huomio: markkinointijohtaja. Se näyttää typerältä kirjoittaa Hyvä markkinointijohtaja. Huomautuslinja on järkevämpää, kun käytetään vain otsikkoa.
Kun tiedät vastaanottajan koko nimen ja nimen, on vakiona jättää huomiotta linja ja sisällyttää heidän nimensä ja nimensä sekä yrityksen osoiteriviin että tervehdykseen.
Esimerkki:
Nimesi ja osoite
Treffi
Barry Botts
markkinointijohtaja
Yrityksen nimi ja osoite
Hyvä herra Botts:
Käytä tarpeen mukaan vain tarkkailulinjoja. Ne eivät ole tavanomaisia käytäntöjä, mutta ne voivat toimia hyvin, jos et tiedä vastaanottajan nimeä, mutta tiedät heidän nimensä.
