Vastaanotto on ensimmäinen yrityskuva asiakkaille, myyjille ja toimittajille. Vastaanottovirkailijan on varmistettava, että pöytä pysyy siistinä. Tarjota tarpeeksi toimistotarvikkeita seuraavaan järjestykseen saakka. Osta toimistotarvikkeita alennusmyymälöissä tai toimistotarvikeliikkeissä tai tilaa tarvikkeita verkkokaupoista.
Liiketoiminnan kirjekuoret
Vastaanottovirkailijat käyttävät liiketoiminta-kirjekuoria lähettääkseen asiakkaan lausunnot, laskut tai kirjeenvaihto. Varmista, että vastaanottovirkailijalla on eri muotoja ja tyylejä sisältäviä kirjekuoria. Pidä interoffice-kirjekuoret paperin siirtoihin yrityksen osastojen välillä. Aseta jotkin liiketoiminta-kirjekuoret vastaanotosta.
Desktop-käyntikortin haltija
Pidä työpöytäkortin haltija vastaanotossa. Asiakkaat, toimittajat ja myyjät voivat ottaa ylimääräisiä kortteja. Sovita kortinhaltija yrityksen imagoon. Esimerkiksi lääkäri voi valita neutraaleja värejä, kuten ruskea; mutta graafinen suunnittelija voi käyttää neonvihreää tai vaaleanpunaista. Pyydä vastaanottovirkailijaa täyttämään kortinhaltija, kun se on vähissä.
Varauskirja
Vastaanottovirkailijoilla tulisi olla nimikirja, jossa näkyy kalenterin päivämäärät ja tilaa muistiinpanojen tekemiseen. Turvallisuuden ja yksityisyyden varmistamiseksi tallenna nimityskirjat työvuoron lopussa. Etsi tapaamiskirjat toimistotarvikeliikkeistä.
Paperi
Vastaanottovirkailija käyttää paperia työn suorittamisessa. Tarkoituksena on tehdä valokopioita, postittaa kirjeenvaihto ja lähettää fakseja. Säilytä paperi pöydälle siististi. Yrityksesi voi säästää rahaa kierrätyspaperilla. Käytä paperiluettelon pääluetteloa, kun tarvikkeita on vähissä.
Kynät ja lyijykynät
Vastaanottovirkailija käyttää kirjoitusvälineitä, kuten kyniä. Vastaanottovirkailijat allekirjoittavat toimitukset ja lähettävät kirjekuoret. Valitse punainen, musta ja sininen kynä. Pidä vastaanottopöydällä kynänpidike siistinä. Jotkut asiakkaat tai kävijät voivat joutua käyttämään lyijykynää. Aseta työpöydälle kaksi tai kolme käyttöä varten. Harkitse johdotettuja kynät suojaamaan investointejasi ja varmista, että asiakkaat eivät ota vahingossa kynää.
Sakset
Vastaanottovirkailija käyttää saksia leikkaamaan paperia ja avaa paketteja. Osta pari laadukkaita hopealeikkureita ja säilytä ne vastaanotossa. Varmista, että vastaanottovirkailijalla on varmuussakset. Etsi sakset toimistotarvikekaupoissa tai tilata ne verkossa.
