Ovatko uutiskirjeet toimitettu perinteisessä esitteessä tai sähköisesti sähköpostitse, ne suorittavat samat perustoiminnot. Uutiskirje on lyhyt julkaisu, jossa on ajankohtaisia tapahtumia ja uutisia, yleensä viistetty tiettyä organisaatiota tai ryhmää kohtaan, jolla on yhteinen etu. Kohdemarkkinoidensa ansiosta uutiskirje voi olla arvokas markkinointityökalu. Tehokkaimmat uutiskirjeet ovat vuorovaikutteisia, jolloin lukijat voivat osallistua kilpailuihin, kyselyihin ja kysymysten ja vastausten osioihin. Kun lukijat osallistuvat uutiskirjeen sisältöön, he alkavat ennakoida uutiskirjettä ja ovat avoimempia viestille.
Rakenna uskottavuus
Uutiskirje on mahdollisuus rakentaa uskottavuutta kohderyhmään. Ammattimaisesti suunniteltu, joka ei muutu jokaisen numeron kanssa, tuottaa positiivisen kuvan. Uutiskirjeen jakaminen samana päivänä joka viikko tai kuukausi osoittaa johdonmukaisuutta ja luotettavuutta. Mitä kauemmin uutiskirje julkaistaan, sitä enemmän yleisö saa toissijaisen viestin, jonka organisaatio on pysyvä. Kaikki nämä ominaisuudet luovat uskottavuutta.
Spotlight Company
Uutiskirje myös valottaa yrityksen tai organisaation. Ilmoittaessaan yhteiskunnallisista tapahtumista, tavoitteista, saavutuksista ja vertailuarvoista yritys keskittyy organisaation kanssa tapahtuvaan liiketoimintaan. Kun uutiskirje on räätälöity tiettyyn tarkoitukseen, julkaisun painopiste organisaation työhön on tehokkaampi luomaan kiinnostusta organisaatioon. Jos tavoitteena on onnellinen työntekijä tai lisääntynyt myynti, valokeila yhdistää kohdeyleisön tarkoitukseen.
Kouluttaa
Uutiskirjeen tärkeä tehtävä on kouluttaa lukijoita. Ajatuksena on opettaa jotain uutta, joka valaisee ja aiheuttaa toimia. Esittäkää esimerkkejä tai tarjoavat vinkkejä tekemästä jotain erityistä, ilmoittamaan uusia palveluita selittämällä niiden etuja tai opettamalla vahvistamaan uutta taitoa. Kouluttaessaan yleisöä kirjailija on yrityksen neuvonantaja. Asiantuntijana ilmoitetaan organisaation sitoutumisesta palvelemaan asiakasta. Yleisön kouluttaminen rakentaa luottamusta ja tehostaa toimintaa.
Markkinoida
Onnistunut uutiskirje myös markkinoi, onko markkinointi hienovarainen tai räikeä. Kun kehys on asetettu osoittamaan yrityksen uskottavuutta, alan asemaa ja asiantuntemusta, markkinointitoimia pyydetään. Lukijoita voidaan pyytää kirjautumaan, soittamaan, ostamaan tai lahjoittamaan. Uutiskirjeen viimeinen tehtävä on, että kaikki elementit tulevat yhteen, luoden halutun vastauksen ja lisäämällä arvoa organisaatiolle.
