Arkistokaappi viittaa tyypillisesti toimistokalusteisiin, jotka tallentavat tiedostoja ja asiakirjoja. Arkistokaapit ovat erikokoisia. Joillakin on lukot, joilla estetään luvaton pääsy, kun taas muut kaapit ovat helposti kuljetettavissa ja kaikkien saatavilla. Yritykset, joilla on suuria määriä tiedostoja, kuten sairaaloita, asianajotoimistoja tai kouluja, pitävät usein kaappeja, jotka eivät voi liikkua helposti.
Perusasiat
Asiakirjojen esittämiseen on useita tapoja. Järjestelmällisen lähestymistavan kehittämiseksi sinun on analysoitava tiedostoihin tallennetut tiedot. Aivotaa eri tapoja, jotta voit valita parhaan menetelmän. Jos esimerkiksi pidät kirjaa autojen osien toimittajista, voit toimittaa yrityksen nimen perusteella aakkosjärjestyksen. Voit myös luoda menetelmän toimittajien erottamiseksi alueittain (esimerkiksi Etelä-, Länsi-, Itä-, Kansainvälinen). Jos pidät kirjaa matelijoista, menetelmä voi sisältää matelijoiden järjestämisen niiden tieteellisten nimien tai tiedoston luomispäivän mukaan.
Asiakirjanhallinta
Kun olet suunnitellut tyydyttävän menetelmän, varmista, että kirjoitat sen alas niin, että muut ihmiset voivat ymmärtää ja seurata arkistointijärjestelmää. Varmista myös, että tiedostot on säilytetty oikein, koska järjestelmästä tulee nopeasti tehoton, jos tiedostot ovat puutteellisia (esim. Puuttuvat tiedot) tai tallennetaan väärin (esim. Arkistointi luokat jätetään huomiotta). Jos esimerkiksi erotat sukupuolet värin mukaan, tiedostoja luovan henkilön on muistettava erottaa miehet ja naiset.
Sinun täytyy ennakoida kasvua ja lisätä ylimääräisiä kaappeja tai tilaa tarpeen mukaan. Muuten tietueet täytetään liian tiukasti. Harkitse myös, miten voit erottaa aktiiviset tiedostot inaktiivisista tiedostoista ja tarvittaessa, kun tuhotaan tai irrotetaan ei-aktiivisia tiedostoja.
näkökohdat
Monet yritykset toteuttavat asiakirjojen organisointijärjestelmiä, joissa käytetään alkuperäisiä asiakirjoja tai kopioita. Kuitenkin ennen uuden arkistointijärjestelmän luomista sinun pitäisi tutkia virtuaalisia vaihtoehtoja. Voit esimerkiksi ostaa ohjelmiston ja tulotiedot joko sisäiseen tai web-pohjaiseen palvelimeen. Vaikka sinulla on tällä hetkellä arkistointijärjestelmä, sinun on arvioitava datan siirron aika ja kustannukset, jotka ovat mahdollisia kustannussäästöjä ja digitaalisen tai web-pohjaisen tallennuksen tehokkuutta. Asianajotoimistot, jotka käyttävät Needles-tapauksenhallintaohjelmistoa, saattavat viettää huomattavaa aikaa tietojen siirtoon, mutta kun järjestelmä on täysin toiminnassa, on olemassa lukuisia etuja, kuten kyky käyttää tiedostoja etäisistä paikoista.
