Tuottava kokous edellyttää huolellista valmistelua ja johtamista, jotta ne, jotka ovat läsnä, keskittyisivät huomion kiinnittämiseen ja keskusteluun osallistuviin asioihin. Liian monilla kokouksilla ei ole selkeää tarkoitusta. Tuloksena voi olla tunne niiden läsnäolijoiden keskuudessa, jotka ovat hukkaanneet aikaa, joka olisi ehkä kulunut paremmin muilla tavoilla.
Laita ajatuksesi kirjallisesti. Ajattele kokouksen tavoitetta. Aivoriihi aiheita, kuten mitä on ilmoitettava ja mitä työkaluja tarvitset. Mieti, mitä muut osallistujat puhuvat.
Luo esityslista osallistujille. Jos teet tosiasiallisesti esityslistan jakamaan kaikkien kanssa, he tietävät, mitä odotetaan kokouksesta. Listaa päätehtäväsi lihavoiduilla kirjaimilla esityslistan yläreunassa.
Esittäkää esityslista kokouksen alussa.Kävele sen läpi lyhyesti ja korosta tärkeimmät aiheet. Suunnittele kokous siten, että varmistetaan riittävästi aikaa keskustella kaikista huolenaiheista.
