SOP-muodot, jotka tunnetaan virallisesti tavanomaisina toimintamenetelminä, ovat dokumentoituja käytäntöjä, joiden tarkoituksena on varmistaa liiketoimintakäytäntöjen ja -toimintojen johdonmukaisuus. Monet ihmiset ajattelevat SOP: ia soveltuviksi vain käytännön laboratorio- ja valmistusympäristöihin. Ympäristönsuojeluviraston mukaan yksi SOP: iden tärkeimmistä tavoitteista on, että laitteiden ylläpito, säätö ja käyttö edellyttää. SOP: t voivat kuitenkin kattaa myös enemmän analyyttisiä prosesseja, joten niitä voidaan soveltaa monenlaisissa liiketoimintaympäristöissä.
Terveys ja turvallisuus
Normaalit toimintamenettelyt takaavat kaikkien työntekijöiden terveyden ja turvallisuuden. Erityisesti raskaiden laitteiden valmistusasetuksissa SOP: t voivat auttaa varmistamaan, että työntekijät käyttävät laitteita vammojen ehkäisemiseksi. SOP-ohjelmat voivat määrätä säännöllisiä puhdistus- ja huoltoaikatauluja. Nämä toiminnot ovat tärkeitä koneiden turvalliselle toiminnalle, mutta ne on helppo unohtaa, kun työntekijät vaihtavat vaihtoja ja kirjallisia tietoja ei ole. SOP-ohjelmat osoittavat myös, miten laitteita voidaan käyttää turvallisesti säännöllisen käytön aikana. Iowan osavaltion yliopiston asiakirja ehdottaa, että kaaviot ja sanat käyttävät ohjeita kristallinkirkkaiksi.
Tulosten johdonmukaisuus
Laboratorioissa ympäristönsuojeluvirasto ehdottaa, että seuraavat sääntelyelinten asettamat säännöt eivät aina riitä. Työntekijät tekevät joskus pieniä muutoksia standardimenettelyyn tietyn kokeilun erityisvaatimusten perusteella. Kun näitä muutoksia ei dokumentoida, kokeelliset tulokset saattavat vaihdella eri teknikoiden ryhmissä hieman eri menetelmillä. Yhtiön toimialalle ominaiset vakiotoimintamenettelyt varmistavat, että jokainen työskentelee samalla tavalla ja rajoittaa lisäkokeiden kustannuksia selittämään epäjohdonmukaisia tuloksia.
Sääntely- ja lakisääteinen noudattaminen
Standardinmukaisen toimintamenettelyn kirjoittaminen sääntelyelimen vaatimuksilla varmistaa, että organisaation käytännöt vastaavat alan odotuksia. Dokumentoidut menettelyt auttavat myös tehostamaan sisäisiä ja ulkoisia tarkastuksia. Jos esimerkiksi yrityksesi ylläpitää ISO-sertifiointia, voit auttaa ulkopuolisia tilintarkastajia antamalla kirjallisia kopioita ISO-yhteensopivista menettelyistä. Ne voivat sitten neuvoa sinua, missä juuri prosessin työntekijät jäävät lyhyeksi. SOP-ohjelmat suojaavat myös oikeustapauksia - esimerkiksi jos työntekijä loukkaantuu työssä, kun hän ei ole noudattanut dokumentoituja parhaita käytäntöjä. Toimiston asetuksissa olevat SOP-ohjeet voivat myös varmistaa lainsäädännön noudattamisen. Esimerkiksi ulkomaankauppasopimusten neuvottelupolitiikka voi estää johtajia ryhtymästä laittomaan lahjonnan alueeseen.
Lisääntynyt tehokkuus ja tuottavuus
Ihmiset tarvitsevat johdonmukaisuutta, jotta he olisivat tuottavimpia. Kun ei ole epäilystäkään siitä, minkälaisen asiakirjan muodon pitäisi olla, onko laite puhdistettava ja missä tarvikkeita tulisi säilyttää, ihmiset voivat yksinkertaisesti tehdä töitään pysäyttämättä kysymättä. Kaikkien standardointi on mahdotonta ja haitallista, koska työntekijät tarvitsevat jonkin verran joustavuutta ongelman ratkaisemiseksi. SOP: iden kirjoittaminen säännöllisiä, rote-menettelyjä varten voi kuitenkin lisätä työn tehokkuutta. Esimerkiksi tiedostojen nimeämiseen tarkoitettu SOP voi vähentää asiakirjojen etsimiseen tarvittavaa aikaa ja edistää ryhmätyötä eri osastojen välillä.
