Vaikka joukkue toteuttaa projektitoimintoja sujuvasti, hankkeen johtaja tarvitsee seurata hankkeen edistymistä ajan, kustannusten, resurssien ja suorituskyvyn suhteen. Voit saavuttaa tämän tavoitteen vertaamalla hankkeen tilaa hyväksyttyyn työsuunnitelmaan ja talousarvioon. Vertaa myös hankkeen todellisia suunnitteluparametreja projektisuunnitelmassa määriteltyihin. Seuraavaksi verrataan hankkeen sitoumuksia, kuten taloutta ja muita resursseja, projektisuunnitelmassa mainittuihin. Tarkista sitten projektin todellinen edistyminen ajan mittaan suhteessa siihen, mikä on odotettavissa ja dokumentoitu hankesuunnitelmassa.
Seuraa projektin budjettia
Hankkeen budjetti voidaan ilmoittaa resursseina, kuten dollareina, resurssien viikkoina, kulutettuina tunteina tai muuna toimenpiteenä. Voit verrata hankkeen resurssien todellista käyttöä projektisuunnitelmassa ennakoituun. Talousarvion seuranta on välttämätöntä, koska ennen projektin aloittamista projektipäällikkö ja sidosryhmät sopivat tiettyjen resurssien omistautumisesta hankkeelle. Näin ollen, jos hankekustannukset alkavat ylittää budjetin, se voi merkitä sitä, että ilman hankkeen laajuutta tai resursseja ei tarvitse saavuttaa kaikkia hankkeen vaatimuksia.
Seuraa projektin laajuutta
Hankekokonaisuus koostuu projektivaatimuksista, joita kutsutaan myös tavoitteiksi. Projektin laajuuden seuranta on kriittinen, koska se vaikuttaa kaikkiin muihin hankkeen osa-alueisiin, mukaan lukien hankekustannukset, aikataulu ja resurssit. Jos esimerkiksi hankkeeseen on osoitettu liian paljon resursseja, kustannukset ovat liian korkeat. Hankkeen soveltamisalan seuranta lopettaa laajuuden hiipumisen, joka on uusien vaatimusten lisääminen hankesuunnitelman hyväksymisen jälkeen. Soveltamisalueen hiipiminen tarkoittaa, että hankkeen budjetti, aika ja resurssit ovat riittämättömiä.
Katso projektin aikataulu
Projektipäällikkö vertailee hankkeen aikataulussa ilmoitettua projektin tilannetta suunniteltuun aikatauluun, jotta hanke etenee odotetulla tavalla. Projektiaikataulu voidaan esittää työnjaon rakenteena, jossa molemmat tunnistavat päivittäisten raporttien, virstanpylväiden tunnistamisen ja materiaalien ja muiden palautteiden mukaiset toimet sekä hankkeen elinkaaren jokaiselle projektivaiheelle tarvittavat resurssit. Aikataulun avulla on myös mahdollista selvittää, mitkä välitavoitteet on saavutettu ja mitkä toimet voivat vaatia lisäresursseja, jos ne on määrä saada päätökseen ajoissa ja talousarvion mukaan.
Valvoo projektin resursseja
Hankkeen resursseja ovat ihmiset, työtilat, laitteet, ohjelmistot ja muut projektityökalut. Resurssien sitoutuminen hankkeeseen ei heijastu pelkästään dollareihin ja sentteihin, vaan myös vaihtoehtoisiin kustannuksiin, jotka liittyvät resurssien vähentyneeseen saatavuuteen toiseen hankkeeseen. On tärkeää seurata osittain hankkeen edistymistä, koska tietyt resurssit ovat tarpeen, koska käytettävissä olevien resurssien puute vaikuttaa hankkeen aikatauluun, sen laajuuteen ja hankkeen lopputuotteen laatuun.
