Tietotekniikka (IT) on luonut merkittäviä etuja tilinpäätösosastoille. IT-verkot ja tietojärjestelmät ovat lyhentäneet kirjanpitäjien tarvitsemaa aikaa valmistella ja esittää taloudellisia tietoja johdolle ja sidosryhmille. IT ei ole ainoastaan lyhentänyt taloudellisen tiedon esittämiseen tarvittavaa aikaa, vaan se on myös parantanut tietojen yleistä tehokkuutta ja tarkkuutta.
Tietokoneistetut kirjanpitojärjestelmät
IT: n suurin vaikutus kirjanpitoon on yritysten kyky kehittää ja käyttää tietokonepohjaisia järjestelmiä rahoitustapahtumien seurantaan ja kirjaamiseen. Paperirekisterit, manuaaliset laskentataulukot ja käsin kirjoitetut tilinpäätökset on kaikki muunnettu tietojärjestelmiin, jotka voivat nopeasti esittää yksittäisiä liiketoimia tilinpäätöksiin.
Suurin osa suosituista kirjanpitojärjestelmistä voidaan räätälöidä myös tietyille toimialoille tai yrityksille. Tämä antaa yrityksille mahdollisuuden luoda yksittäisiä raportteja nopeasti ja helposti johdon päätöksentekoon. Lisäksi muutokset voidaan tehdä suhteellisen helposti, jotta ne kuvastaisivat taloudellisia muutoksia liiketoiminnassa.
Lisääntynyt toiminta
Tietokoneistetut kirjanpitojärjestelmät ovat myös parantaneet kirjanpidon osastojen toimivuutta lisäämällä kirjanpitotietojen ajantasaisuutta. Kirjanpitäjät voivat laatia taloudellisten tietojen ajantasaisuutta parantamalla raportteja ja operatiivisia analyysejä, jotka antavat johdolle täsmällisen kuvan nykyisistä toiminnoista. Taloudellisten raporttien määrää on myös parannettu tietokoneistetuilla järjestelmillä; kassavirtalaskelmat, osastojen voitot ja tappiot sekä markkinaosuusraportit ovat nyt helpommin saatavilla tietokonepohjaisten järjestelmien avulla.
Parempi tarkkuus
Useimmilla tietokoneistetuilla kirjanpitojärjestelmillä on sisäiset tarkastus- ja tasapainotoimenpiteet, joilla varmistetaan, että kaikki tapahtumat ja tilit ovat tasapainossa ennen tilinpäätöksen laatimista. Tietokoneistetut järjestelmät eivät myöskään salli päiväkirjamerkintöjä olla epätasapainossa lähettämisen aikana, mikä varmistaa, että yksittäiset tapahtumat kirjataan oikein.
Tarkkuutta parannetaan myös rajoittamalla tilinpitäjien määrää, joilla on pääsy taloudellisiin tietoihin. Tilintarkastajien vähäisempi saatavuus varmistaa, että vain pätevät esimiehet säätelevät taloudellisia tietoja.
Nopeampi käsittely
Tietokoneistetut kirjanpitojärjestelmät antavat kirjanpitäjille mahdollisuuden käsitellä suuria määriä taloudellisia tietoja ja käsitellä niitä nopeasti kirjanpitojärjestelmän kautta. Yksittäisten liiketoimien nopeampi käsittelyaika on myös vähentänyt kunkin tilikauden päättymiseen tarvittavaa aikaa. Kuukausi- tai vuoden päättymisajat voivat olla verotuksellisia erityisesti tilinpäätösosastoille, mikä johtaa pitempiin tunteihin ja korkeampiin työvoimakustannuksiin. Tämän ajan lyhentäminen auttaa yrityksiä kustannusvalvonnassa, mikä lisää yrityksen tehokkuutta.
Parempi ulkoinen raportointi
Ulkoisille sijoittajille ja sidosryhmille annettuja raportteja on parannettu tietokoneistetuilla kirjanpitojärjestelmillä. Raportoinnin parantaminen antaa sijoittajille mahdollisuuden määrittää, onko yritys hyvä investointi kasvumahdollisuuksiin ja voi olla arvokas yritys. Yritykset voivat hyödyntää näitä sijoittajia oman pääoman ehtoiseen rahoitukseen, jota ne käyttävät liiketoiminnan laajentamiseen.
