Yritykset ovat riippuvaisia palkkasummien kirjanpitäjistä, jotta he voivat hallita ja koordinoida palkanlaskennan prosessia. Palkkahallinnon kirjanpitäjät kirjaavat yrityksen palkkakustannukset, syntyneet velat ja näiden velkojen maksut. Palkkahallinnon tilintarkastajat koordinoivat myös tilinpäätöksen palkkasitoumusten raportointia pääkirjanpitäjän kanssa.
Vakio palkkamerkinnät
Yritykset maksavat työntekijöilleen ennalta määrätyn maksuaikataulun perusteella. Jotkut yritykset maksavat viikoittain, noin kahden viikon välein ja kuukausittain. Kun palkanlaskija kirjaa säännöllisen palkanlaskennan, hän ottaa huomioon palkat, palkanlaskennan vähennykset ja työnantajan palkanmaksut. Palkkalaskut sisältävät FICA: n sosiaaliturvamaksun ja Medicaren, liittovaltion tuloveron ja sairausvakuutuksen. Työntekijöille maksettava nettomäärä kirjataan maksettavaksi nettopalkkana. Työnantajan palkanmaksut sisältävät FICA-veron, FUTA: n liittovaltion työttömyysveron ja valtion työttömyyden verotuksen. Kun kirjanpitäjä tekee merkinnän, hän tallentaa palkkakustannuksen debit-merkinnän koko palkkasummasta. Sitten hän tallentaa FICA: n maksettavaksi tulleen, liittovaltion tuloveron, maksettavan sairausvakuutuksen ja mahdolliset muut työntekijän palkkaerät. Hän tekee lopullisen luottokannan maksettavaan nettopalkkioon. Tilintarkastaja kirjaa työnantajan palkanmaksuvelvoitteen. Hän veloittaa palkkasummasta aiheutuvat kulut ja hyvittää FICA-veron, FUTA-veron ja SUTA-veron. FICA: n verovelat, liittovaltion tulovero, maksettava sairausvakuutus, maksettava palkka, FUTA-maksu ja maksettava SUTA-vero ovat kaikki palkkasitoumukset.
Palkkasummien maksaminen
Kun kirjanpitäjä maksaa saldon jokaisessa palkkasitoumuksen tilissä, hän kirjaa maksun kirjanpitoon. Hän veloittaa jokaisesta palkkasummavastuustilistä saldon ja hyvittää rahat kokonaismäärälle.
Palkanlaskennan vastuuerot
Joskus maksuaika kulkee kahden tilikauden välillä, kuten kuukauden lopussa. Ensimmäisen kauden päättyessä kirjanpitäjä kirjaa palkanlaskennan kulut ja palkkasitoumukset palkkasummasta, joka johtuu ensimmäisestä kaudesta. Hän ottaa prosenttiosuuden ensimmäisestä kaudesta voimassa olevasta palkka-ajasta ja kertoo tämän summan palkkasummasta. Palkkasummien vähennykset ja työnantajan palkanmaksut lasketaan ensimmäiseen jaksoon sovellettavan kokonaispalkan määrän perusteella. Kirjanpitäjä luo samat päiväkirjamerkinnät kuin hän tallentaa tavalliset palkkasitoumukset käyttämällä näitä määriä. Kun seuraava jakso alkaa, kirjanpitäjä peruuttaa suoriteperusteisen suoriteperusteen. Tämä sallii hänen jatkaa tallentamista palkkasitoumuksiin normaalisti.
Palkkasummien rahoitusraportointi
Palkkasitoumukset määrittelevät summat, jotka yhtiö on velkaa eri valtion virastoille, työntekijöille ja sairausvakuutusyrityksille. Yritykset maksavat palkkasitoumuksia lyhyessä ajassa, mikä merkitsee näitä tilejä lyhytaikaisiin velkoihin. Tilinpitäjä raportoi taseessa olevat velat velkojen alussa.
