Tekniikan päivässä, redundanssimenettelyissä, teratavuissa, gigatavuissa ja päällekkäisissä kopioissa tiedonhallinta on arkipäiväistä, mutta kriittistä käytäntöä, jonka kaikkien organisaatioiden olisi pitänyt naulata. Yhä useammin lähestymistapa datatiedostojen säilyttämiseen on tulossa hyvään liiketoimintaa koskevaan päätöksentekoon.
Mitä tietueenhallinta liittyy
Tallenteiden hallinta sisältää useita tiedonkeruun, tallennuksen ja lopulta asianmukaisen hävittämisen aloja. Tiede on jaettu useisiin luokkiin: syöttö ja keräys, tallennus, irtisanominen ja varmuuskopiointi sekä vähentäminen. Syöttö ja kokoelma luovat protokollat, joiden avulla työntekijät voivat seurata, miten tietoja luodaan, ja arkistointijärjestelmän, jota sen pitäisi seurata helpon haun jälkeen myöhemmin. Siinä määritellään myös, mitä pitää säilyttää ja mitä ei pitäisi. Varastointi voi sisältää sekä paperikopioita että sähköisiä tiedostoja ja määrittää parametrit, mitkä tallennusvälineet ovat sallittuja ja mitkä eivät (so. Kiintolevyt vs. paperikansiot verkoissa tai flash-asemissa). Redundanssi ja varmuuskopiointi edellyttävät tärkeiden tietojen turvakopioiden säilyttämistä katastrofin sattuessa. Lopuksi vähennys määrittelee sallitut menetelmät tietojen tuhoamiseksi ja poistamiseksi liiketoimintajärjestelmistä.
Tilastotuki päätöksentekoon
Tietojen hallinta mahdollistaa tilastojen helpon keräämisen. Suuri osa päätöksenteosta perustuu trendianalyysiin. Trendianalyysi on kehitetty ja rakennettu perustuen informaation ja tietojen malleihin ja tekemällä johtopäätöksiä näiden mallien käyttäytymisestä. Mitä parempi tiedonhallinta, sitä parempi suuntausanalyysi ja siihen liittyvä liiketoimintaosaaminen ovat yleensä.
Tietojen häviämisen välttäminen
Toinen keskeinen tekijä tietojenkäsittelyssä on tietojen häviämisen estäminen. Se voi tapahtua hyvin helposti: tiedosto poistetaan, väärä kansio murskataan, huono työntekijä kävelee ulos rakennuksesta herkillä tiedoilla.
Tallennusten hallinta varmistaa, että käytössä on ennaltaehkäiseviä prosesseja tietojen järjestämiseksi ja tiedostojen suojaamiseksi. Sitten asetetaan irtisanomisia, kuten varmuuskopiointijärjestelmiä ja useita kopiointivarastoja, joten jos yksi tiedostojärjestelmä tuhoutuu, se voidaan korvata nopeasti uudella kopiolla. Lopuksi turvaamistoimenpiteet auttavat saalisrekisteröityjä tietoja, jotka voivat vaarantaa yrityksen hyvinvoinnin ja edut.
Organisaation edut
Levynhallinta parantaa tehokkuutta. Tiedot löytyvät nopeammin, helpommin, ja päätöksentekoa parannetaan välittömällä analyysillä ja tiedonhakulla. Parempi kirjanpito vähentää resurssien tuhlausta. Vähemmän paperia ja tallennusjärjestelmää käytetään, kun asianmukaisia protokollia noudatetaan. Satunnainen tuhoaminen ja pysyvä häviö vältetään, kun asianmukainen tietojenkäsittely varmistaa sen, että viimeiset varmuuskopiot ovat olemassa. Records-ylläpito ylläpitää myös paperirataa, joka auttaa puolustamaan yrityksen toimintaa oikeudenkäynnin aikana. Lopuksi, tietokannan hallinta auttaa ylläpitämään hyvää organisaatiota asiakkaiden tai projektien käsittelyssä, niihin vastaamisessa ja palvelemisessa. Pitämällä järjestäytyneen tiedonkeruujärjestelmän arvokasta tietoa ja tietoa voidaan hakea tarvittaessa asiakkaalle tai projektille.
Ulkoistaminen vaihtoehtona
Monet yritykset haluavat säilyttää omia erikoisalojaan eivätkä halua häiritä tietojärjestelmien ylläpitoa. Tällaisissa tapauksissa voi olla erittäin hyödyllistä käyttää yhteistyökumppania tai myyjää tietokannan ylläpitämiseen ja suunnitteluun, jotta asiakasyritys voi keskittyä vain ydinliiketoimintaan. Hallinto vain kaatuu maksamaan palvelusta, joka takaa tallennetun tiedon keräämisen ja ylläpidon asiakkaan tarpeiden mukaan päätöksentekoon. Monet suuret yritykset ovat siirtyneet tähän suuntaan tehokkaammin, joskus ulkoistavat vain varmuuskopiointipalvelut ja toiset kääntävät koko tietojärjestelmän toimittajille parempaan hallintaan.
