Tarkastuksen allekirjoittajien sisäinen tarkastuslista vaihtelee eri organisaatioiden välillä. Kunkin yrityksen on määriteltävä vankka riskienhallintasuunnitelma epärehellisyyden ja petosten ehkäisemiseksi. Joillekin yhteisöille prosessi alkaa tarkastusten suorittamisesta ja vaihtelee tarkistusvarastosta kahden allekirjoittajan vaatimukseen tai tiettyyn määrään ylittävien tarkastusten erityisluvan. Tarkistakaa säännöt säännöllisesti varmistaaksesi, että ne kattavat parhaat käytännöt.
Kirjallinen politiikka
Laita sisäiset käytännöt tai valvontatoimenpiteet kirjallisesti, jotka määrittelevät organisaation valvonnan tarkastusten tilaamisesta ja vastaanottamisesta tosiasialliseen allekirjoittamiseen. Suunnittelutyökalut, jotka koostuvat asiakirjoista ja tietueista kaikkien tarkistuslähetysten ja tapahtumien tallentamiseksi. Varmista, että laitoksella on riittävät tallennus- ja tietokoneohjelmat, joilla on riittävä valtuutus.
Tyhjä Check Stock
Monissa organisaatioissa on yksityishenkilöitä tai huoltajia, joiden vastuulla on pitää hallintalehti tyhjiä tarkistusvarastoja. Prosessi voi sisältää seuraavat vaiheet: tallennetaan tyhjien tarkastusten toimituspäivä ja ilmoitetaan vastaanotettujen tarkastusten järjestys. Syötä puuttuvat tarkistusnumerot ohjaussivulle. Henkilön, joka vastaanottaa tyhjien tarkastusten erän, on oltava päivämäärä ja allekirjoitettava jokainen lähetys. Lisäksi tallennetaan varastoon palautettujen käyttämättömien tarkastusten päivämäärä ja järjestys. Tarkista viimeinen tarkastus; tämä varmistaa, että tarkistusjakso pysyy ehjänä.
Riippumattomat tarkastukset ja saldot
Riippumattomat tarkastukset ja tasapainot tekevät parhaista käytännöistä tarkastusten allekirjoittajien sisäisen valvonnan osalta. Tähän kuuluu myös tarkastusten määrän varmistaminen, sovittelulla on oikeat määrät, mukaan lukien toimistotarkastukset, vertaamalla kirjattuja vastuuvelvollisuuksia ja tietokoneistettuja tarkastuksia. Lisäksi tarkistetaan tilinpäätösraporttien hallintaa, kuten vanhentuneita trail-saldoraportteja ja muita automaattisia raportteja.
Hallinnolliset arviot
Joskus organisaation ei ehkä ole mahdollista jakaa tehtäviä; tässä tapauksessa järjestelmänvalvojan olisi suoritettava rutiinitarkistuksia tarkistaakseen kirjoitusprosessin eheyden. Vain allekirjoittaa tarkastukset asianmukaisella dokumentaatiolla ja varmista, että henkilö, joka allekirjoittaa tarkastukset, lähettää postitarkastukset toimistolta. Jos mahdollista, älä palauta tarkastuksia henkilölle, joka ylläpitää käteismaksuja ja kirjanpidollisia maksuja. Poliittisesti älä tee maksuja "käteisellä".
Erilliset tilit
Luo yrityksellesi vähintään kaksi erillistä pankkitiliä. Talleta kaikki varat ja kuitit ensimmäiselle tilille. Siirrä vain tarpeeksi varoja toiseen tiliin kirjoittamiesi tarkastusten kattamiseksi. Hallituksen jäsenellä tai muulla nimetyllä henkilöllä olisi oltava valtuudet siirtää varoja tilille. Lisäksi luo erillinen tili palkanlaskennalle; uudelleen, siirrä vain se summa, joka on tarpeen palkanlaskennan täyttämiseksi.
allekirjoitukset
Jotkut hallitukset voivat vaatia kaksi allekirjoitusta tarkastuksissa. Kahden allekirjoituksen saaminen voi kuitenkin olla hankalaa ja vaatia tyhjiä tarkastuksia, jotka on allekirjoitettu etukäteen. Jos käytäntö ei toimi organisaatiossasi, vaihda käytäntö yhden allekirjoittajan vaatimukseen tiettyyn dollarin määrään saakka. Luo myös suora talletus työntekijöille ja käytä kolmannen osapuolen palkkahallintoa.
