Työntekijöiden suorituskyvyn arvioinnin tarkoitus on kaksinkertainen - antaa johtajalle mahdollisuuden antaa työntekijän palautetta ja tarjota työntekijälle mahdollisuus antaa palautetta johtajalle. Se on kaksisuuntainen katu, joka on suunniteltu vaikuttamaan suorituskyvyn parantamiseen. Tarkastelu voi olla suoraviivainen varmistamalla, että työntekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan, ja perustamalla hyvän johtamistoimenpiteen, jonka sekä johtajat että työntekijät ymmärtävät.
Palaute työntekijöille
Palautteen antaminen työntekijälle on työntekijöiden tarkastelun yleisimmin pidetty tarkoitus, ja se on tärkeää. Johtaja pohtii suoritusjaksoa (yleensä yksi vuosi) ja keskustelee tavoista, joilla työntekijän suorituskyky ylitti, täytti tai ei täyttänyt odotuksia. Nämä kommentit eivät saisi yllättää työntekijää - johtajien olisi annettava riittävästi palautetta koko vuoden ajan, että vuosittaisen katsauksen tiedot eivät ole järkyttäviä. Henkilöstön suorituskyvyn muutokset - hyvät tai huonot - olisi tunnustettava ja käsiteltävä, kun niitä tapahtuu, eikä niitä pidetä viralliseen tarkasteluun asti. Tarkastelu on aika tarkastella vuoden toimintaa, mutta työntekijän olisi jo pitänyt ilmoittaa, miten he tekevät.
Palaute työntekijältä
Johtajien tulee kysyä työntekijöiden panosta ennen tarkastelua ja sen aikana. Johtajat pyytävät joskus työntekijöitä tarkastelemaan omaa suorituskykyään tarkistusta varten. Itse istunto tarjoaa myös mahdollisuuden kuulla työntekijältä ja selvittää, onko olemassa esteitä, jotka haittaavat suorituskykyä tai tarvitsevat työntekijälle lisää resursseja tai koulutusta työn suorittamiseksi tehokkaasti. Voi myös olla hyödyllistä oppia työntekijältä, kuinka hyvin johtaja tekee työtä työntekijän tarpeiden täyttämiseksi ja valmennusta, neuvontaa ja tukea koko vuoden ajan.
Kasvun suunnittelu
Jos johtaja on ollut yhteydessä työntekijään ympäri vuoden, kun suorituskykyongelmia ilmenee, suorituskyvyn arviointikokouksessa voidaan keskittyä enemmän kasvupotentiaaliin kuin suorituskykyyn liittyviin kysymyksiin. Tämä voi olla katsausprosessin suurin hyöty. Mitä mahdollisuuksia työntekijä on? Mitä mahdollisuuksia johtaja tuntee hyödyttää sekä työntekijää että organisaatiota?
Mitattavien tavoitteiden luominen
Suorituskykyarvioinnin tulisi sisältää keskustelu tavoitteista seuraavalla katsauskaudella. Tavoitteiden tulisi olla konkreettisia ja tosiasioihin perustuvia. Olisi määriteltävä keskeiset tehtävät, jotka on suoritettava, samoin kuin suorituskykyalueet, joita on parannettava. Näiden tavoitteiden tulisi olla mitattavissa, jotta sekä työntekijä että johtaja voivat helposti sopia seuraavasta tarkastelujaksosta riippumatta siitä, onko ne toteutettu. Tavoitteet olisi dokumentoitava ja edistymistä tarkasteltava läpi vuoden sekä seuraavassa virallisessa tarkistuskokouksessa.
Seurannan suunnittelu
Johtaja ja työntekijä suunnittelevat seurantakokouksen, jotta varmistetaan edistys, erityisesti jos parannustoimia on tunnistettu. Työntekijä voi esimerkiksi joutua työskentelemään vähemmän kriittisesti muiden työn suhteen. Tämä voidaan käsitellä tarkastelukokouksessa, ja voidaan järjestää kokouksia keskustelemaan siitä, miten asiat ovat menossa - ehkä yksi, kaksi ja kolme kuukautta vuosikertomuksen jälkeen. Hyvä idea johtajille on järjestää säännöllisesti kokouksia työntekijöiden kanssa keskustelemaan suorituskyvystä ja tehdä muutoksia tavoitteisiin olosuhteiden muuttuessa. Tulossuunnitelman on oltava riittävän joustava, jotta muutokset voidaan tehdä koko vuoden.
