SAP: n kaltaiset ohjelmistopaketit ovat antaneet yrityksille tehokkaan tavan seurata taloudellisia ja toiminnallisia tietoja, päivittää niitä reaaliajassa ja tehdä tarvittaessa kurssikorjauksia. Ohjelmistojen tietokannat ovat edelleen kehittyneet ja parantuneet, ja niillä on yhä enemmän mahdollisuuksia seurata ja raportoida lähes kaikentyyppisistä liiketoimista tai toiminnoista. Käyttäjien on hyödynnettävä koulutusta ja opetusohjelmia, jotta he voivat hyödyntää näitä järjestelmiä mahdollisimman tehokkaasti ja tehostaa niiden tehokkuutta ja tiedonkulkua.
Ymmärrä SAP: n toiminta ja miten se tallentaa tietoja. SAP-järjestelmä on moniulotteinen tietokantaohjelmisto. Suuret yritykset käyttävät sitä hallitsemaan monia liiketoiminnan jatkuvia toimintoja yhdellä ohjelmistopaketilla. Yritykset käyttävät SAP: a ERP-järjestelmänä tai yrityksen resurssien suunnitteluna, jonka avulla voidaan hallita monia liiketoiminnan keskeisiä toimintoja reaaliajassa. Tietojen laatu riippuu oikea-aikaisista ja oikeasta merkinnästä.
Tutustu siihen, miten SAP on räätälöity yrityksellesi, jotta ymmärrät, miten kirjanpidon merkinnät kulkevat. SAP on hyvin muokattavissa, ja siinä on tiettyjä ominaisuuksia, jotka muuttuvat, vaikuttavat koko järjestelmään. Lisäksi jokainen SAP-moduuli voidaan konfiguroida vastaamaan tietyn organisaation tarpeita. Tästä syystä SAP-opetusohjelmat ovat yleensä yrityskohtaisia ja niitä luovat yleensä tietotekniikkaryhmä tai SAP-konsultit.
Noudata koko tapahtumaa, jonka haluat tallentaa, ja tarkista, onko merkinnät jo tehty automaattisesti; SAP tallentaa kaikkien moduulien tiedot yhteen tietokantaan, joka sallii reaaliaikaisia päivityksiä moniin eri tietoihin samanaikaisesti. Esimerkiksi tuotantoaikatauluja ohjaavat myyntitoiminta, ja kirjanpidolliset merkinnät tapahtuvat automaattisesti tuotannon ja myynnin seurauksena.
Tutustu yrityksen erityiseen SAP-versioon ennen kuin yrität tallentaa merkintöjä. SAP sisältää useita eri moduuleja. Kaikki yritykset eivät käytä jokaista moduulia, mikä voi vaikuttaa siihen, miten merkinnät tehdään. Moduulit sisältävät kerroksittain tehtyä työtä, ja kirjanpitomoduulit sisältävät kirjanpidon ja valvonnan. Tämä kattaa automaattisen raportoinnin ja velkojen ja saamisten hallinnan sekä muut organisaation tilikartan määrittelemät kirjanpidon alatilit. Lehtimerkinnät lähetetään automaattisesti, kun myynti ja maksut syötetään järjestelmään. Ohjausmoduuli hallinnoi yhtiön kustannus- ja tulovirtaa, ja myös päivitykset tapahtuvat automaattisesti. Muita moduuleja ovat varainhoito, projektisuunnittelu, työnkulku, henkilöstöresurssit, materiaalien hallinta, tuotannon suunnittelu ja myynti sekä jakelu.
Ymmärrä, että jotkut opetusohjelmat voivat olla hieman yleisiä. Taloushallinnon moduuli on tyypillisesti konfiguroitu vastaamaan tietyn yrityksen tarpeita. Jokaisella yrityksellä on oma ainutlaatuinen tilikaavio, osastot ja kustannuskeskukset. Lisäksi jokainen yritys ei käytä samantyyppisiä toimintoja ohjelmistossa. Joillakin yrityksillä voi olla esimerkiksi vientimyyntiä, mikä merkitsisi vientiasiakastilien perustamista ja uuden tulotilin lisäämistä vientikaupan tulojen seuraamiseksi. SAP: n käyttöönottoryhmän, riippumatta siitä, onko yritys työskennellyt tai työskentelee ulkopuolisina konsultteina, tulee tarjota opetusohjelmia ja koulutusta jokaiselle SAP-moduulille.
Tarkista online-lähteet yleisiin opetusohjelmiin ja tietoihin. Online-lähteet tarjoavat opetusohjelmia kirjanpito- ja muille moduuleille, vaikka ne voivat olla suunnattu eri liiketoimintatyyppeihin. Esimerkiksi Scrantonin yliopisto tarjoaa online-opetuksen tilinpäätös- ja hallintamoduuleista yhdessä muiden SAP-moduulien kanssa.
