JISC InfoNet kuvaa tietokannan hallintaa kaikkien tietueiden järjestelmällisenä hallintana yhdessä niiden sisältämien tietojen tai tietojen kanssa. Aiemmin nämä tietueet tallennettiin paperimuodossa ja jokaisella suurella organisaatiolla oli rekisteri, jota toisinaan hallitsi virkailijoiden armeija. Nykyään sähköiset asiakirjojen hallintajärjestelmät ovat siirtyneet. Sekä manuaalisten että sähköisten asiakirjojen hallintajärjestelmillä on selkeät edut ja haitat.
Tietojen haku ja jakaminen
Johtava syy siihen, miksi monet organisaatiot ovat menneet paperittomiksi, on se, että sähköinen järjestelmä sallii tiedonhakuun ja jakamisen. Kun tietoja säilytetään paperilla ja tallennetaan rekisteriin, se haetaan. Lisäksi tietoja voi käyttää vain yksi henkilö kerrallaan. Vaikka sähköiset järjestelmät ratkaisevat tämän ongelman, heillä on myös muita haasteita.
Laitteiston kustannukset ja vanhenemiskyky
Kun organisaatio menee paperitonta, paperilla on valtavia määriä tietoja, jotka on skannattava ja tallennettava digitaalisessa muodossa. Harjoituksen edellyttämä laitteisto ja ohjelmisto maksavat huomattavan määrän rahaa. Alustavat kustannukset, elektronisten järjestelmien merkittävä haitta on se, että sekä laitteisto että ohjelmistot vanhentuvat suhteellisen lyhyessä ajassa. Laitteisto saattaa vaatia vaihtamista niin vähän kuin 18 kuukautta, kun taas ohjelmistoa muutetaan 2-3 vuoden välein.
Elektroniset järjestelmät ja ihmisten ongelmat
Sähköisen asiakirjojen hallintajärjestelmän käyttöönotto edellyttää työntekijän asenteiden muuttamista. Monet työntekijät, jotka eivät ole varmoja siitä, miten muutokset vaikuttavat organisaatioon, suhtautuvat epäilevästi kaikkiin radikaaleihin muutoksiin. Kun vanhemmat tiedostomuodot korvataan uusilla, työntekijä pitää hallinnan menettämistä, ja tämä on käsiteltävä työnantajan antamilla vakuutuksilla - ja toteutetun järjestelmän onnistumisen tukemana.
Turvallisuus ja muut ongelmat
Lisääntyneen tiedon jakamisen ansiosta sähköisen tietokannan hallintajärjestelmä mahdollistaa turvallisuuden. Ellei asianmukaisia toimenpiteitä oteta käyttöön, on mahdollista, että luottamukselliset yritystiedot päätyy vääriin käsiin. Lisäksi tietueiden hallinta voi tulla ongelmaksi, kun järjestelmä on tukossa tarpeettomilla tietueilla (kuten asiakirjan kopioilla). Ei ole harvinaista löytää tilanteita, joissa huomattava määrä tallenteita on todella roskapostia.
