Monet yritykset käyttävät kirjanpito-ohjelmistoja rutiininomaisen kirjanpidon tehtävien automatisoimiseksi, valvonnan luomiseksi ja taloudellisten raporttien luomiseksi. Kun markkinoilla on useita kirjanpito-ohjelmistopaketteja, on yleensä sellainen, joka vastaa suurimman osan yrityksen tarpeista riippumatta siitä, onko kyseessä suuri yritys tai yksityinen yritys. Kirjanpito-ohjelmisto voi olla aika-säästäjä ja auttaa säilyttämään tietoja, mutta kirjanpito-ohjelmistojen käytössä on joitakin haittoja.
Tiedon tai palvelun menetys
Kun yritys on riippuvainen kirjanpito-ohjelmistosta, mikä tahansa virran tai tietokoneen katkeamisen aiheuttama huoltotappio voi aiheuttaa työn keskeytymisen. Työhäiriöt voivat estää uuden tiedon syöttämisen ja estää tallennettujen tietojen käytön. Lisäksi, jos tietoja ei varmuuskopioida oikein, tietokoneen katkeaminen voi johtaa taloudellisten tietojen menettämiseen.
Virheelliset tiedot
Kirjanpitojärjestelmässä olevat tiedot ovat vain päteviä kuin järjestelmään asetetut tiedot. Koska useimmat kirjanpitojärjestelmät tarvitsevat tietoja manuaalisesti, taloudelliset tulokset voivat olla virheellisiä, ellei kaikkia syöttötietoja tarkisteta. Jos on taipumus tarkastella vain kirjanpitojärjestelmän loppuraportteja tai tuotoksia, virheellisten tietojen löytäminen voi olla vaikeaa.
Järjestelmän kokoonpano
Jokaisella yrityksellä on ainutlaatuisia näkökohtia, jotka saattavat aiheuttaa vaikeuksia, kun se yrittää räätälöidä yleisen kirjanpito-ohjelmistopaketin tarpeisiinsa. Vaikka räätälöinti on käytettävissä monissa ohjelmissa, se voi aiheuttaa seisokkeja ja mahdollisia epätarkkuuksia, jos niitä ei tehdä oikein. Liiketoiminnan kasvaessa voi myös olla tarpeen muuttaa kirjanpito-ohjelmistopaketteja; tämä voi aiheuttaa suuria häiriöitä, koska tietoa on siirrettävä ja henkilöstölle on tarpeen järjestää uutta koulutusta.
Kustannus
Kirjanpito-ohjelmiston haittana on kustannukset. Ohjelmiston hankinnan alkuvaiheen kustannusten lisäksi ylläpidon, räätälöinnin, koulutuksen ja tietokonelaitteiston kustannukset ovat. Vaikka ajan säästö voi oikeuttaa kustannukset, joillekin yrityksille voi kestää vuosia, ennen kuin kirjanpito-ohjelmistoinvestointi maksaa itsestään.
petos
Sähköisesti tallennettuja tietoja voidaan käsitellä ja käyttää, jos asianmukaista valvontaa ja turvatoimia ei ole käytössä. Tiukkaa valvontaa tarvitaan, jotta varmistetaan, että vain valtuutetut henkilöt käyttävät kirjanpito-ohjelmistoa ja voivat käyttää raportteja. Koska taloudelliset tiedot voivat olla arkaluonteisia ja luottamuksellisia, kirjanpito-ohjelmistojen avulla voidaan luoda petoksia.
