Kun käytät yritystä, on tärkeää ymmärtää selkeästi yrityksen taseesi. Esim. Ennakkovakuutus on listattu kohdassa Omaisuus. Se edustaa etukäteen maksettuja vakuutusmaksuja. Koska kattavuuden kustannukset jakautuvat useisiin vuosiin, se voi aiheuttaa sekaannusta. Tästä syystä monet kirjanpitäjät käyttävät laskentataulukoita seuratakseen näitä numeroita ja estääkseen virheitä ennakkomaksuja koskevassa taseessa.
Mikä on prepaid-vakuutus?
Jotkut yritykset haluavat maksaa vakuutusmaksuja etukäteen, kuten seuraavana vuonna. Yritysten omistajat valitsevat usein tämän vaihtoehdon, koska ne mahdollistavat säästöjen toteutumisen. Sama pätee useimpiin ennakkomaksuihin, kuten vuokraan. Jos esimerkiksi maksat vuokranne toimistostasi etukäteen, saatat saada alennuksen tai saada lisäliiketoiminnan vähennyksiä.
Jos vakuutus on maksettu ennakolta, määrä kirjataan yleensä yhtiön taseeseen. Tällöin tilinpitäjä luo etukäteen maksetun vuokra-päiväkirjan merkinnän, joka sisältää:
- Ennakkomaksutila (maksuna)
- Käteinen (luotto)
Aluksi ennakkomaksu tai vakuutus kirjataan omaisuuseräksi. Sen päättyessä se kirjataan kuluksi.
Miten ennakkomaksujen kirjanpito toimii
Ennakkomaksut kirjataan lyhytaikaiseksi omaisuuseräksi, koska sitä ei käytetä vasta tulevaan ajanjaksoon asti. Jos olet maksanut useita vuosia etukäteen, sitä pidetään pitkäaikaisena omaisuuseränä. Koska kattavuus kuluu joka kuukausi tai jokainen tilikausi, se siirretään vähitellen ennakkomaksujen päiväkirjaan. Periaatteessa sitä ei enää pidetä hyödykkeenä vaan kustannuksena.
Useimmat kirjanpitäjät eivät halua kirjata pieniä menoja ennakkomaksuja koskevaan taseeseen, koska niitä on vaikea seurata ajan mittaan. Sen sijaan ne veloittavat jäljellä olevat saldot, kun ne saavuttavat tietyn vähimmäistason tai kunkin tilikauden lopussa.
Tallentaminen taseeseen
Koska ennakkomaksut eivät ole vielä syntyneet, ne kirjataan varoiksi. Kirjanpitäjä luo oikaisumerkinnän näihin menoihin siirtääkseen ne omaisuuseristä osaan Kulut. Esimerkiksi ennakkomaksut ja ennakkomaksut kuuluvat tähän luokkaan.
Voit myös maksaa sähkö- tai toimistotarvikkeita etukäteen ja tallentaa ne omaisuudeksi. Kun käytät näitä palveluja, sinun on siirrettävä ne ennakkomaksujen taseen tasolle. Yrityksen tilinpäätöksessä ei ole vaikutusta ennakkomaksuja koskevaan ensimmäiseen päiväkirjaan.
Esimerkki ennakkomaksusta
Wilsonin Widgetit työllistävät 10 henkilöä. Niiden vakuutusyhtiö antaa heille alennuksen palkkioiden maksamisesta. Maksa aikaisin ja hinta on 1000 dollaria vuodessa. Tämä säästää heitä 300 dollaria työntekijää kohti vuodessa, joten Wilson maksaa 10 000 dollarin laskun joka vuosi. Vuoden alussa Wilson kirjaa 10 000 dollaria lyhytaikaiseksi omaisuuseräksi. Joka kuukausi hän siirtää 834 dollaria tai 1/12 kokonaismäärästä ennakkomaksujen päiväkirjaan ja poistaa saman summan nykyisestä omaisuuserästä.
