Yrityksillä on kaksi suurta liiketoimintasykliä: tulojakso ja menojakso. Koko syklin velat ovat osa suurempaa osto- ja kulutusjaksoa. Se koostuu kaikki tarvittavat kirjanpitotoimet, joita tarvitaan oston suorittamiseen, kun tilaus on asetettu ja tuote tai palvelu on vastaanotettu. Velkakirjojen koko sykli sisältää vastaavia asiakirjoja, laskujen hyväksymisen, tarkastusten antamisen ja maksujen kirjaamisen.
vinkkejä
-
Velkasitoumukset voivat tarkoittaa joko laskun täyttä vastaanottamis-, tarkastus- ja maksuprosessia tai työpaikkaa, johon liittyy vastuu koko prosessista.
Velat maksavat
Ostoprosessissa on mukana kolme suurta asiakirjaa: ostotila, vastaanottoraportti ja myyjän lasku.
- Kun yritys on valmis ostamaan, ostoosasto lähettää a ostotilaus myyjälle. Tässä asiakirjassa esitetään pyydetyt tuotteet, hinta ja määrä. Ostotilaus käynnistää myyjän lähettämään tavarat.
- Kun yritys vastaanottaa tavarat, vastaanottava yksikkö suorittaa a raportti. Tässä raportissa dokumentoidaan lähetyksen tarkat tavarat. Jos lähetys sisältää vaurioituneita kohteita, työntekijä toteaa sen raportissa.
- Myyjä lähettää a myyjän lasku pyytää maksua suoritetuista tavaroista tai palveluista. Tämä asiakirja lähetetään maksettaville tileille ja käynnistetään maksuprosessi.
Maksutavat
Hyvin hoidettu tilitoimisto perustaa huolellisesti määritellyt menettelyt ohjata maksuprosessia, jotta vältetään virheet ja havaitaan ne, kun ne ilmenevät. Samat menettelyt voivat myös estää ja havaita tahallisen väärentämisen ja antaa jälkikäteen myöhempää käyttöä varten siinä tapauksessa, että poikkeama tulisi havaita. Nämä menettelyt vaihtelevat yritysten ja osastojen välillä, mutta yleensä noudatetaan samanlaista mallia:
- Saatuaan toimittajan laskun maksuvelvollinen tiimi suorittaa a kolmisuuntainen ottelu vertaamalla ostotilausta koskevia tietoja vastaanottajan raportissa ja myyjän laskussa oleviin tietoihin, jotta varmistetaan tietojen yhdenmukaisuus.
- Jos ostovelat voivat tarkistaa, että yritys on tilannut ja vastaanottanut tavarantoimittajan laskussa olevat tavarat lasku on hyväksytty maksujen käsittelyyn. Tämä tehdään kuponki, allekirjoitus tai leima.
- Jos on ristiriitaisuuksia - jos vastaanotettu määrä ei vastaa esimerkiksi tilattua määrää ja laskua tai jos tuotetta ei ole asetettu oikein, myyntisaamiset yrittävät seurata ongelman lähteitä seurata tarvittaessa tilauksen vastaanottaneen yksikön, myyjän tai loppukäyttäjän kanssa.
- Suurissa yrityksissä tosiasiallinen maksu käsitellään rahoitusosastolla. Kuitenkin, maksut ovat vastuussa maksujen suorittamisesta useimmissa pienissä yrityksissä. Kun lasku on vahvistettu, maksettavat laskut lähettävät vahvistetut asiakirjat sekä tarkistaa yrityksen tarkistus allekirjoittajalle.
- Tarkastuksen allekirjoittajan hyväksynnän ja allekirjoituksen jälkeen maksettavat maksut postittavat sekin ja merkitsee laskun maksettuna kirjanpitojärjestelmässä.
Koko jaksoiset tilit maksettavat roolit
Velkakirjat on usein myös merkitty "koko syklinä". Tämä tarkoittaa, että maksettava työntekijä on vastuussa kaikista maksuprosessin osista, toisin kuin erikoistuminen yhteen tai useampaan erityisalueeseen. Mahdolliset vastuualueet voivat olla kolmisuuntainen yhteensovittaminen, kustannusraporttien tarkistaminen tarkkuudesta, maksualennusten soveltaminen ja maksujen suorittaminen toimittajille.
Kun näitä kantoja mainostetaan, henkilöstöosasto tai vuokrauksesta vastaava johtaja yrittää yleensä rakentaa maksullisia haastattelukysymyksiä, joissa arvioidaan tarkasti hakijan tuntemus koko prosessista ja tunnistetaan mahdolliset heikkoudet tai kokemattomuuden alueet.
