Kirjanpito määritellään yrityksen taloudellisten tietojen raportoinniksi, tallentamiseksi ja analysoimiseksi. Tietokonepohjainen kirjanpitojärjestelmä sisältää ohjelman tai ohjelmistopaketin, joka korvaa manuaalisen järjestelmän tai kirjanpitäjän tallentamisessa ja käsittelyssä. Sen avulla esimiehet ja muut loppukäyttäjät voivat analysoida yrityksen taloudellista terveyttä ja ryhtyä tarvittaviin toimiin näiden tietojen perusteella. Tietokoneistetut kirjanpitojärjestelmät on suunniteltu täysin muokattaviksi, mutta ensisijaiset komponentit pysyvät samoina eri tyyppisissä järjestelmissä.
Ohjelmisto
Ohjelmisto on tietokonepohjaisen kirjanpitojärjestelmän ydin. Ohjelmistokomponentti koostuu moduuleista tai pienemmistä erillisistä ohjelmista. Jokainen yksittäinen moduuli suorittaa toisen toiminnon. Moduulit voivat sisältää tuotantoa, asiakasta, pääkirjaa, henkilöstöresursseja, varainhoitoa, varainhoitoa tai osto- ja varastonhallintamoduuleja. Kaikki moduulit yhdistävät toisiaan tietojen jakamista varten. Tyypillinen kirjanpitoprosessi yhdistää kaikki tietokonepohjaisen kirjanpitojärjestelmän moduulit, joista kukin ylläpitää tietoja tiettyihin toimintoihin ja yhteisöihin.
Laitteisto
Laitteisto tarkoittaa järjestelmän fyysisiä komponentteja. Kirjanpidon periaatteiden mukaan kaikkia tietokoneistettuun kirjanpitojärjestelmään liittyviä fyysisiä laitteita kutsutaan laitteistoksi. Tietokoneistetut laskentajärjestelmät on asennettu tietokoneisiin, joilla on kyky käyttää järjestelmiä. Laajamittaiset kirjanpitojärjestelmät koostuvat useista moduuleista ja vaativat yleensä tietokoneita, joissa on nopea prosessori ja suuri tallennuskapasiteetti. Muita tietokonepohjaiseen kirjanpitojärjestelmään välttämättömiä laitteistokomponentteja ovat tulostus- ja skannauslaitteet sekä muut oheislaitteet, kuten hiiri, näppäimistö ja ulkoiset tallennuslaitteet.
henkilöstö
Tietokoneistetut kirjanpitojärjestelmät on suunniteltu toimimaan käsin tapahtuvasta interventiosta riippumatta, mutta ne vaativat tyypillisesti tiettyä valvonnan osaa. Ihmisoperaattoreiden on annettava tietoja taloudellisista tiedoista, joita sitten työskentelee atk-järjestelmän avulla. Kirjan ”Petosten tilintarkastus ja rikostekninen kirjanpito” mukaan muun tietokonepohjaisen kirjanpitojärjestelmän avainhenkilöt sisältävät ammattitaitoisen muutoksen hallinnan, tietokannan ylläpitäjät, turvallisuushenkilöstön ja johtamisen. Nämä elementit toimivat yhdessä, jotta varmistetaan tietokonejärjestelmän moitteeton toiminta ja tarjotaan tarvittaessa vianetsintäominaisuuksia.
