Yritykset ja organisaatiot toimivat järjestelmällisesti, mikä heijastaa yrityksen kokoa, tarkoitusta, kehitysvaihetta ja tavoitteita. Organisaatiokaavio tai org-kaavio on tämän sisäisen järjestelmän ja rakenteen visuaalinen esitys, joka helpottaa yrityksen toiminnan ja roolien ymmärtämistä. Koska kaikki organisaatiot eivät toimi samalla tavalla, on olemassa erilaisia organisaatiokaavion rakenteita, kuten toiminnallisia, matriisia, jaettuja ja flatarhia. Jokaisella yrityksen organisaatiokaavion ulkoasulla on ainutlaatuinen ulkonäkö ja se tarjoaa yksityiskohtaisen kuvan organisaation rakenteesta. Organisaatiokaaviot ovat erinomainen väline visualisoida raportointisuhteita ja tiimin rooleja organisaatiossa.
Miksi organisaatiorakenne on tärkeää
Kuuluisa Hockey Hall-of-Fame-inductee Wayne Gretzky kertoo, että kaipaamme 100 prosenttia niistä laukauksista, joita me emme ota, mikä on jääkiekon, elämän ja liiketoiminnan puitteissa mahdollista, jos et pääse tavoitteeseen, jos et ota toiminta tai "laukaus _." _ Yrityksen visio ja tehtävä voi olla pakottavia, mutta ilman selkeästi määriteltyä rakennetta organisaatiolla ei ole mitään suuntaa, mitään selkeitä tavoitteita ja tavoitteita, joihin se voi ryhtyä, joten puuttuvat 100 prosenttia sen mahdollisuuksista saavuttaa menestys. Esimerkiksi onnettomassa organisaatiossa työntekijät ja yksiköt eivät välttämättä ymmärrä heidän rooliaan ja heidän panoksensa merkitystä, mikä voi johtaa moraalin ja palamisen puutteeseen. Kun yritys määrittelee visuaalisesti organisaatiorakenteensa, yksilöiden ja osastojen työnkuvaukset, suhteet ja roolit selvitetään ja tavoitteiden saavuttaminen on paljon helpompaa.
Organisaation kasvaessa yrityksen organisaatiorakenne on ehkä muutettava niin, että se heijastaa yrityksen sisällä tapahtuvia muutoksia. Esimerkiksi käynnistyksen voi aloittaa flatarchy-kaavion avulla, mutta kun he saavat vauhtia, siirry jaettuun kaavioon, kun uudet alueet ja alamerkit kehittyvät. Kun nykyinen liiketoimintarakenne ei anna ryhmillesi valtuuksia täyttää tavoitteensa nopeasti, etsi ohjeita arvioidaksenne, palauttaisitko rakenteen uudelleenjärjestely vauhtia ja saavuttavat nopeammin tavoitteesi.
Organisaatiokaavioiden tyypit
Organisaatiorakenne näyttää organisaation eri ihmisten ja osastojen kartalta; perheen genogrammin liiketoimintavastaava, joka kuvaa perheen eri jäsenten välisiä suhteita. Aivan kuten perheen genogrammi auttaa meitä ymmärtämään perheen rakennetta ja perheenjäsenten rooleja, organisaatiorakenteen kaavio auttaa meitä ymmärtämään yksilöiden roolit yrityksessä.
Nämä ovat neljä tärkeintä organisaatiokaavion rakenteiden tyyppiä, jotka saattavat heijastaa yrityksen nykyisiä toimintoja tai auttaa sinua muuttamaan toiseen toimintatapaan:
- Toiminnassa: Toimiva yritysjärjestely kuvaa sitä, mitä useimmat ihmiset yhdistävät byrokraattisiin tai hierarkkisiin toimintatapoihin. Tämä on perinteinen ylhäältä alaspäin suuntautuva rakenne, jonka yläosassa on C-Suite, jota seuraa muut ylimmän johdon ja keskijohtajat, joilla on suurin voima ja vaikutusvalta yrityksessä. Kaavion yläreunassa on suhteellisen vähän työntekijöitä, ja yhä useammat työntekijät tai osastot luetellaan kaavion alareunassa. Mitä kauempana olet organisaatiossa, sitä vähemmän valtaa ihmisillä on. Ihmiset on jaettu osastoihin riippuen yrityksen toiminnasta tai taitosjoukosta. Esimerkkejä hierarkkisista organisaatioista ovat sotilaalliset, useimmat yritykset ja järjestäytyneet uskonnot. Yksi toiminnallisen rakenteen merkittävä etu on kunkin työntekijän ja osaston kyky keskittyä vain siihen, mitä he tekevät parhaiten, huolimatta organisaation muista työosista. Samaan aikaan osastojen välisen viestinnän puute voi hidastaa edistymistä kohti organisaation yleisiä tavoitteita, sillä oikeassa kädessä ei usein ole aavistustakaan siitä, mitä vasen käsi tekee.
- Matriisi: Matriisiyhtiö org -kaavio on samanlainen kuin toiminnallinen yritysrakenne, paitsi että työntekijät raportoivat vähintään kahdelle esimiehelle tilanteesta ja projektista riippuen. Esimerkiksi heillä voi olla yksi pääpomo, mutta sitten eri projektipäälliköt kolmessa eri hankkeessa, joita he parhaillaan tekevät. Tämä tarkoittaa, että he ovat vastuussa raportoinnista neljälle eri henkilölle. Vaikka tässä kaaviossa on edelleen ensisijaisesti ylhäältä alaspäin suuntautuvia suhteita, näet myös horisontaalisten suhteiden linjat ihmisten tai osastojen välillä samalla tasolla, koska ihmisten on raportoitava toisilleen tietyistä hankkeista. Matriisijärjestelmän yksi etu on se, että se mahdollistaa helpon tiedonsiirron osastojen välillä. Matriisirakenteen haittapuolena on kuitenkin se, että työntekijöitä voidaan hämmentää tai hukkua, koska heidän on raportoitava samanaikaisesti niin monille eri esimiehille, joilla kullakin on oma johtamistyyli ja vaatimukset.
- Divisional (sisältää maantieteelliset): Jaettu yritysrakennekaavio koskee suuria yrityksiä, jotka sisältävät useita tuotemerkkejä tai maantieteellisiä sijainteja sateenvarjon alla. Gap on erinomainen esimerkki jaettuun organisaatioon. Organisaatiokaavion esimerkissä The Gap on listattu yläreunassa, ja sitten niiden hallitsemat tuotemerkit luetellaan kaavion toisella tasolla, mukaan lukien The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta ja Hill City. Kullakin näistä osastoista on sitten oma toiminnallinen rakenne organisaatiokaaviossa. Toinen yritys, joka toimii tällä tavalla, on Fabletics, jonka nimi on lueteltu kaavion yläreunassa ja sitten niiden brändiosastot toisella rivillä, mukaan lukien JUSTFAB, Shoedazzle ja Fabletics ja Fabkids, ja jokaisella osastolla on oma toiminnallinen rakenne. Jakelukartat voivat sisältää eri tyyppisiä organisaatiokaavion rakenteita kussakin divisioonassa. Vaikka yksi osasto toimii toiminnallisella rakenteella, toinen voi käyttää matriisirakennetta, kun taas vasta kehittyvä jako luokitellaan parhaiten tasorakenteeksi. Jaetun rakenteen vahvuus on, että saman yrityksen eri toimialoilla on valtuudet toimia itsenäisesti organisaatioina. Toimialojen välinen viestintä voi kuitenkin olla vaikeaa, ja politiikkojen ja menettelytapojen erot voivat tehdä työntekijöiden kokemuksista radikaalisti erilaiset kuin toisella.
- Flatarchy: Flatarhiassa työntekijät ovat tervetulleita osallistumaan uusiin ideoihin tai osallistumaan ajatuslaitoksiin asemastaan riippumatta. Organisaatiokaavio muistuttaa edelleen hierarkiaa, sillä valvojia on, mutta esimiehet ja työntekijät voidaan yhdistää ryhmiin, joita kutsutaan "tasokkaiksi joukkueiksi", joissa kaikkien ajatukset ovat yhtä tärkeitä. Googlen, Linkedinin ja 3M: n kaltaiset yritykset tervehtivät työntekijöitään osallistumaan innovaatioryhmiin ja tarjoavat aikaa yksilölliselle luovuudelle ja hankkeille, jotka voivat hyödyttää koko organisaatiota. Uusien ideoiden sijaan, jotka tulevat ylhäältä alas, uudet ajatukset ovat tervetulleita siitä, missä ne luonnollisesti syntyy. Flatarchian vahvuus on organisaatiossa avautuvien mahdollisuuksien runsaasti, kun uudet ajatukset eivät rajoitu vain muutaman mieleen. Siitä huolimatta tarvitaan vahvaa tehtävänkuvausta ja näkemystä, jotta kaikki samalle sivulle jäävät välttämään ajatuksia liian monessa eri suunnassa.
Organisaatiorakennekaavion luominen
Kun olet ymmärtänyt, toimiiko organisaatiosi toimiva, matriisi-, jako- tai flatarchy-rakenne, voit luoda organisaatiorakenteen kaavion, joka kuvastaa toimintatapaa. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw ja Insperity OrgPlus ovat ohjelmistoja, jotka tarjoavat organisaatiokartoitusominaisuuksia, joiden avulla voit valita halutun rakenteen ja liittää sitten tarvittavat tiedot organisaation jokaisesta asemasta, osastosta tai jaosta. Tämä ohjelmisto luo automaattisesti kaavion, jonka avulla voit lisätä viestintää ja tehokkuutta organisaatiossasi. Vaihtoehdot vaihtelevat maksuttomiin ja maksullisiin versioihin, ja pienemmille yrityksille ja maksetuille maksut ovat parhaiten sopivia suuremmille organisaatioille tai niille, jotka haluavat hyvin räätälöityjä grafiikoita.
Valmiit organisaatiokaavionne voivat olla hyödyllisiä selittämällä rooleja johdolle, auttamalla työntekijöitä ymmärtämään reittejä ylennykseen yrityksen sisällä tai viestimään tulevaisuuden suunnitelmista. Jotkut yritykset käyttävät kaavioitaan kaksoistarkoituksena yrityksen hakemistona, jossa on puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet.
Organisaation siirtymisen aikana monenlaisten organisaatiorakenteiden laatiminen voi auttaa sinua aivoriihi arvioimalla kutakin rakennetta ja sitä, miten se voisi hyödyttää yritystäsi - korvaamaton työkalu tietoisten päätösten tekemiseen.
